Grafik pracowników,
który każdy sprawdzi na telefonie
Grafik pracowników to plan, kto pracuje w jakie dni i godziny, z urlopami, zamianami i sumą godzin w miesiącu. Aplikacja.ai buduje grafik online pod Twoje zmiany, stanowiska i zasady. Kierownik układa go na komputerze, a pracownik sprawdza swój dzień na telefonie, bez zdjęć kartki w grupie na komunikatorze.
Kartka na tablicy i dwadzieścia wiadomości dziennie
Grafik wisi na zapleczu albo krąży jako arkusz. Ktoś bierze wolne, ktoś się zamienia, a nowa wersja nie dociera do wszystkich. Kierownik liczy godziny ręcznie pod koniec miesiąca. Rozbudowane programy kadrowe robią to dobrze, ale są drogie i zawierają rzeczy, których nie potrzebujesz. Własny grafik w Aplikacja.ai robi tylko to, co u Ciebie ważne.
- Jedna aktualna wersja grafiku dla całego zespołu
- Prośba o wolne i zamianę zmiany zapisana w programie
- Suma godzin każdego pracownika liczona sama
Grafik zmian ułożony według Twoich reguł
Opisz, jak wyglądają zmiany i czego pilnujesz. AI zamieni to na pola, ekrany i ostrzeżenia. Program pokaże, gdy ktoś ma dwie zmiany jednego dnia albo za mało godzin odpoczynku między nimi, jeśli o to poprosisz.
- Restauracja: zmiana poranna i wieczorna, kuchnia i sala osobno
- Firma produkcyjna: trzy zmiany, brygady, kierownik zmiany na każdej
- Sklep: godziny otwarcia, minimum dwie osoby przy kasie w sobotę
- Firma sprzątająca: ekipy przypisane do obiektów i godzin
Grafik zmian w produkcji opisujemy szerzej na stronie program dla firmy produkcyjnej.
Pierwszy ekran to tydzień z wierszami pracowników
Na pierwszym ekranie widzisz tydzień: w wierszach pracownicy, w kolumnach dni, w polach zmiany oznaczone kolorem. Urlop i zwolnienie mają osobny kolor. Po prawej suma godzin w miesiącu przy każdej osobie. Dane AI układa w tabelach.
Pracownicy
- imię i nazwisko
- stanowisko
- wymiar etatu
- telefon
- aktywny
Zmiany
- nazwa
- godzina od
- godzina do
- kolor
- stanowisko
Grafik
- data
- pracownik
- zmiana
- stanowisko
- notatka
Nieobecności
- pracownik
- od
- do
- rodzaj (urlop
- zwolnienie
- inne)
- zatwierdzona
Prośby o zamianę
- kto prosi
- data
- zmiana
- z kim
- status
Pola dopasujesz poleceniem, np. „dodaj do pracowników uprawnienia na wózek widłowy” albo „nie pozwalaj na zmianę dłuższą niż 12 godzin”.
Co widzi kierownik, a co pracownik
Kierownik lub właściciel
- Grafik całego zespołu i wszystkich stanowisk
- Układanie i zmiana grafiku
- Zatwierdzanie urlopów i zamian
- Suma godzin wszystkich osób, eksport do Excela
Pracownik
- Swój grafik na tydzień i miesiąc
- Prośba o wolne albo zamianę
- Status swoich próśb
- Suma swoich godzin
W planie Start masz dwie role, co wystarcza w zespole z jednym kierownikiem. Kilku kierowników działów z dostępem tylko do swoich ludzi ustawisz w planie Firma. Dane pracowników chronimy tak samo jak dane klientów, zobacz bezpieczeństwo.
Grafik to nie kadry i płace
Program układa grafik, zbiera prośby i liczy godziny. Nie nalicza wynagrodzeń, nie prowadzi akt osobowych i nie zastępuje programu kadrowo płacowego. Sumę godzin z miesiąca eksportujesz do Excela albo CSV i przekazujesz biuru rachunkowemu.
Arkusz, program kadrowy czy własny grafik
| Kryterium | Arkusz | Program kadrowo płacowy | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Aktualna wersja dla wszystkich | Wysyłana ręcznie | Tak | Tak, każdy loguje się swoim kontem |
| Prośby o zamianę | Na komunikatorze | Zależy od programu | W programie, z historią |
| Twoje zmiany i reguły | Tak, bez kontroli | Narzucone przez program | Tak, jak opiszesz |
| Płace i akta | Nie | Tak | Nie, tylko grafik i godziny |
| Na telefonie | Niewygodnie | Często osobna aplikacja | W przeglądarce |
O tym, gdzie psuje się grafik w arkuszu, piszemy we wpisie grafik pracowników w arkuszu. Grafik możesz też połączyć z rezerwacjami klientów, zobacz system rezerwacji online.
Jak uruchomić grafik w 3 krokach
- 01 Opisz zespół jednym zdaniem, np. „Grafik dla restauracji, kuchnia i sala, dwie zmiany, prośby o zamianę”.
- 02 Zobacz tydzień z pracownikami i tabele Pracownicy i Grafik bez zakładania konta.
- 03 Załóż konto, wybierz plan i dodaj zespół (import listy z Excela w planie Firma).
Krok po kroku opisujemy to na stronie jak to działa.
Ile kosztuje grafik pracowników online
Plan Start to 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, z kontami dla 10 osób. Większy zespół, powiadomienia mailowe o zmianie grafiku i dowolne role są w planie Firma: 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł netto miesięcznie rocznie, konta dla 50 osób. Automatyczny mail z grafikiem na kolejny tydzień wysyłany co tydzień daje plan Biznes. Do cen netto doliczamy 23 procent VAT. Zobacz cennik.
Najczęstsze pytania
Czy pracownik musi coś instalować?
Nie. Pracownik otwiera grafik w przeglądarce na telefonie i loguje się swoim kontem.
Czy pracownik dostanie informację o zmianie grafiku?
Tak, w planie Firma i wyższych. Program wysyła mail, gdy kierownik zmieni zmianę pracownika albo zatwierdzi jego prośbę.
Czy program sam ułoży grafik?
Program pilnuje reguł, które opiszesz, i ostrzega o konfliktach. Grafik układa kierownik, a program podpowiada, kto ma jeszcze wolne godziny.
Czy mogę przenieść obecny grafik z arkusza?
Tak. W planie Firma importujesz listę pracowników i grafik z pliku Excel albo CSV.
Czy program liczy nadgodziny?
Liczy sumę godzin każdej osoby i porównuje ją z wymiarem etatu, jeśli to opiszesz. Rozliczenie wynagrodzeń zostaje w programie płacowym albo w biurze rachunkowym.