Grafik pracowników w Excelu sprawdza się w małym zespole z prostymi zmianami, ale psuje się wtedy, gdy grafik zmienia się w ciągu tygodnia, pracownicy zamieniają się zmianami, a każdy ma na telefonie inną wersję pliku. Wtedy lepiej sprawdza się prosty program, w którym jest jeden aktualny grafik, każdy widzi swoje zmiany na telefonie, a szef widzi braki i nadgodziny. Poniżej opisujemy, gdzie dokładnie arkusz zawodzi, jak to naprawić drobnymi krokami i kiedy warto przejść na program.
Jak zwykle wygląda grafik w arkuszu
W większości firm grafik w Excelu wygląda podobnie. W wierszach są pracownicy, w kolumnach dni miesiąca, a w komórkach litery albo godziny: R jak rano, P jak popołudnie, W jak wolne. Do tego kolory, żeby było widać różne zmiany, i suma godzin na końcu wiersza.
Taki plik ktoś przygotowuje raz w miesiącu, drukuje i wiesza na tablicy albo wysyła zdjęcie na grupę. Dopóki nikt niczego nie zmienia, wszystko gra. Problem zaczyna się przy pierwszej zamianie.
Gdzie grafik w Excelu się psuje
Najczęstsze kłopoty powtarzają się w różnych branżach, od salonu po zakład produkcyjny:
- zamiana zmian: dwie osoby się dogadują, a w pliku nikt tego nie poprawia,
- kilka wersji: wydruk na tablicy, zdjęcie na grupie i plik u szefa pokazują co innego,
- urlopy i zwolnienia: są zapisane gdzie indziej, więc grafik ich nie widzi,
- liczenie godzin: formuła liczy dobrze, dopóki ktoś nie wpisze „8-16” zamiast liczby,
- obsada: nie widać od razu, że w sobotę rano zostały dwie osoby zamiast trzech,
- telefon: plik z kolorami i scalonymi komórkami trudno czytać na małym ekranie,
- historia: nie wiadomo, kto i kiedy zmienił czyjąś zmianę.
Każdy z tych punktów wydaje się drobny. Razem dają telefony w niedzielę wieczorem i ludzi, którzy przychodzą na złą zmianę.
Jak poprawić arkusz, zanim z niego zrezygnujesz
Jeśli zespół jest mały, kilka zasad może przedłużyć życie arkusza:
- jeden plik w jednym miejscu, bez kopii u każdego,
- jedna osoba wprowadza zmiany, reszta tylko czyta,
- godziny wpisywane zawsze tak samo, jako liczby,
- osobna kolumna na urlop i zwolnienie, żeby suma godzin była prawdziwa,
- data ostatniej zmiany w nagłówku pliku.
To pomaga, ale nie usuwa głównego problemu. Arkusz nie pilnuje zasad sam. Pilnuje ich człowiek, który go prowadzi.
Co zamiast arkusza, czyli prosty program do grafiku
Program do grafiku robi to samo co arkusz, ale pilnuje rzeczy, o których człowiek zapomina. W Aplikacja.ai opisujesz grafik po polsku, na przykład: „Grafik dla dwunastu osób na trzy zmiany. Każdy widzi swoje zmiany na telefonie. Kierownik układa grafik i zatwierdza zamiany. Szef widzi sumę godzin i braki w obsadzie.”
Z takiego opisu AI buduje tabele, czyli Twoje dane w porządku:
| Tabela | Pola |
|---|---|
| Pracownicy | imię i nazwisko, stanowisko, wymiar etatu, telefon |
| Zmiany | nazwa, godzina od, godzina do, ilu osób potrzeba |
| Grafik | pracownik, data, zmiana, status |
| Nieobecności | pracownik, od, do, rodzaj (urlop, zwolnienie) |
| Zamiany | kto oddaje, kto przejmuje, data, zatwierdził |
Pierwszym ekranem jest widok tygodnia z kolorami zmian. Więcej o tym, co może zawierać taki program, piszemy na stronie grafik pracowników.
Grafik w Excelu i grafik w programie obok siebie
| Sprawa | Grafik w Excelu | Grafik w programie |
|---|---|---|
| Aktualna wersja | tyle wersji, ile kopii pliku | jedna, ta sama dla wszystkich |
| Zamiana zmian | ustnie albo na grupie | prośba w programie i zatwierdzenie |
| Urlopy | w osobnym miejscu | w grafiku, widać od razu |
| Braki w obsadzie | trzeba liczyć ręcznie | widać przy każdej zmianie |
| Telefon | trudno czytać | każdy widzi swoje zmiany |
| Kto co zmienił | brak śladu | w planie Biznes dziennik zmian (kto, co, kiedy) |
Dane z programu możesz w każdej chwili wyeksportować do Excela i CSV, na przykład do rozliczenia godzin.
Kto co widzi w grafiku
W arkuszu wszyscy widzą wszystko albo nic. W programie ustalasz to zwykłym zdaniem. Pracownik widzi swoje zmiany i może poprosić o zamianę. Kierownik układa grafik swojego działu. Szef widzi cały grafik, sumy godzin i nieobecności. W planie Start są dwie role, właściciel i pracownik. Jeśli potrzebujesz osobnej roli kierownika, wybierz plan Firma, w którym role i uprawnienia ustawiasz dowolnie.
Jeśli chcesz, żeby pracownicy dostawali przypomnienie mailem o zmianach na kolejny tydzień, to zadanie według harmonogramu, dostępne w planie Biznes.
Jak przejść z arkusza na program w trzech krokach
- Opisz po polsku, jak układacie grafik: ile zmian, ile osób na zmianę, kto zatwierdza zamiany.
- Sprawdź pierwszy ekran i tabele, popraw je rozmową, jedno polecenie na raz.
- Dodaj pracowników i zmiany, a potem wyślij zespołowi adres programu.
Listę pracowników z arkusza zaimportujesz z Excela albo CSV w planie Firma i wyższych. W planie Start wpisujesz ją ręcznie, co przy kilkunastu osobach zajmuje kilka minut. Krok po kroku na innym przykładzie opisaliśmy we wpisie jak stworzyć aplikację.
Ile kosztuje program do grafiku
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł netto miesięcznie. Daje jedną aplikację i konta dla 10 osób. Większy zespół albo osobna rola kierownika to plan Firma za 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, z kontami dla 50 osób. Do cen doliczamy 23% VAT. Wszystkie plany porównasz w cenniku. Jeśli w tym samym programie chcesz też prowadzić magazyn, przeczytaj wpis program magazynowy Excel.
Jak opisać grafik, żeby program był dobry od pierwszej wersji
Im więcej zasad zapiszesz w pierwszym opisie, tym mniej poprawek zrobisz później. Zanim napiszesz opis, odpowiedz sobie na kilka pytań:
- ile jest zmian i w jakich godzinach się zaczynają i kończą,
- ilu osób potrzeba na każdą zmianę, także w weekendy,
- kto układa grafik i kto zatwierdza zamiany,
- czy pracownik może sam zgłosić dzień, w którym nie może pracować,
- jak długo przed początkiem miesiąca grafik ma być gotowy.
Odpowiedzi wpisz zwykłymi zdaniami. Nie musisz układać ich w żadnym szczególnym porządku. Jeśli o czymś zapomnisz, dopiszesz to później jednym poleceniem, a program zapisze zmianę jako nową wersję.
