Aplikację dla firmy stworzysz bez programisty w kilku krokach: opisujesz po polsku, jak pracujecie, sprawdzasz pierwszy ekran i tabele danych, ustalasz, kto co widzi, poprawiasz rozmową i włączasz program pod swoim adresem. Pokażemy to na jednym konkretnym przypadku: gabinecie fizjoterapii z trzema terapeutami, który chce przestać zapisywać wizyty w zeszycie i w telefonie. Każdy krok opisujemy tak, jak wygląda w praktyce, razem z tym, ile kosztuje i czego taki program nie zrobi.
Od czego zacząć, zanim napiszesz pierwsze zdanie
Najpierw zapisz na kartce, jak dziś wygląda jeden zwykły dzień. Kto przyjmuje zapisy? Gdzie je notuje? Co się dzieje, gdy klient odwołuje wizytę? Nie potrzebujesz wiedzy technicznej. Potrzebujesz opisu pracy, który dałbyś nowemu pracownikowi recepcji.
W gabinecie z naszego przykładu lista wygląda tak:
- trzech terapeutów, każdy ma swoje godziny pracy,
- zabiegi trwają 30, 45 albo 60 minut i mają różne ceny,
- recepcjonistka zapisuje klientów telefonicznie,
- część klientów chciałaby zapisać się sama przez internet,
- właścicielka chce widzieć, ile wizyt było w miesiącu i który terapeuta ma wolne okna.
Taka lista wystarczy. Z niej powstanie opis dla AI i z niej sprawdzisz potem, czy program robi to, co trzeba.
Krok 1. Opisz pracę gabinetu zwykłymi słowami
Opis piszesz tak, jak tłumaczysz komuś przy kawie. Nie musisz znać słów takich jak tabela czy pole. Wystarczy jedno albo kilka zdań. Dla gabinetu może to brzmieć tak: „Rezerwacje wizyt dla gabinetu z trzema fizjoterapeutami. Każdy ma swój grafik. Klient wybiera zabieg, terapeutę i godzinę. Recepcja widzi wszystkie wizyty, terapeuta tylko swoje.”
Im konkretniej opiszesz zasady, tym mniej poprawek zrobisz później. Dobrze działają zdania o tym:
- kto korzysta z programu (właściciel, recepcja, terapeuci, klienci),
- jakie rzeczy chcesz zapisywać (klienci, zabiegi, wizyty),
- co ma się dziać krok po kroku (zapis, potwierdzenie, odwołanie),
- czego nikt nie powinien widzieć (na przykład cen dla terapeutów albo notatek o zdrowiu dla recepcji).
Pierwszy ekran zobaczysz bez zakładania konta. Wpisujesz opis na stronie głównej i klikasz przycisk.
Krok 2. Sprawdź pierwszy ekran i tabele danych
Po chwili widzisz pierwszy ekran programu i to, jak AI ułożyło Twoje dane. Dla gabinetu pierwszym ekranem jest zwykle kalendarz dnia z trzema kolumnami, po jednej na terapeutę. Pod spodem są tabele, czyli Twoje dane w porządku.
| Tabela | Co w niej jest |
|---|---|
| Klienci | imię i nazwisko, telefon, e-mail, notatka, zgoda na kontakt |
| Zabiegi | nazwa, czas trwania, cena, opis dla klienta |
| Terapeuci | imię, godziny pracy, zabiegi, które wykonuje |
| Wizyty | klient, terapeuta, zabieg, data i godzina, status |
Teraz porównaj to ze swoją listą z kartki. Czy czegoś brakuje? Może chcesz zapisywać, skąd klient się o Was dowiedział? Może wizyta ma mieć pole „opłacona”? To jest najtańszy moment na takie uwagi, bo dane jeszcze nie istnieją.
Krok 3. Ustal, kto co widzi
W prawdziwym gabinecie nie każdy powinien widzieć wszystko. Ustawiasz to tak samo, jak resztę: piszesz po polsku. Na przykład: „Terapeuta widzi tylko swoje wizyty i notatki swoich klientów. Recepcja widzi wszystkie wizyty, ale nie widzi notatek. Właścicielka widzi wszystko i raport miesięczny.”
Każda osoba dostaje własne konto z logowaniem. W planie Start są dwie role (właściciel i pracownik) i konta dla 10 osób. Jeśli potrzebujesz więcej ról, jak w tym gabinecie (właścicielka, recepcja, terapeuci), wybierz plan Firma, w którym role i uprawnienia ustawiasz dowolnie. Więcej o tym, jak to działa od strony właściciela, piszemy na stronie o tworzeniu aplikacji bez kodowania.
Krok 4. Poprawiaj rozmową, jedno polecenie na raz
Pierwsza wersja rzadko jest idealna. Poprawki piszesz w oknie rozmowy, jak do pracownika. Jedno polecenie to jedna zmiana. Dobre polecenia są krótkie i dotyczą jednej rzeczy:
- „Dodaj do wizyty pole Opłacona, tak albo nie.”
- „W kalendarzu pokaż wizyty odwołane na szaro.”
- „Przerwa obiadowa terapeutów od 13 do 13.30, wtedy nie da się zapisać wizyty.”
- „Na liście klientów dodaj wyszukiwanie po numerze telefonu.”
Każda zmiana zapisuje się jako nowa wersja. Jeśli coś pójdzie nie tak, cofasz ją jednym kliknięciem. Nie musisz się bać, że zepsujesz program, który już działa.
Krok 5. Wpuść klientów do rezerwacji online
Na tym etapie recepcja pracuje już w programie. Kolejny krok to zapis przez internet. Piszesz: „Klient może sam zarezerwować wizytę przez formularz. Widzi tylko wolne godziny i nie widzi danych innych klientów.” Formularze dla klientów i powiadomienia mailowe z aplikacji są w planie Firma. Klient dostaje wtedy mail z potwierdzeniem zapisu.
Przypomnienie wysyłane automatycznie dzień przed wizytą to zadanie według harmonogramu. Takie zadania są w planie Biznes. Szerzej o tym, jak może wyglądać system rezerwacji online dla gabinetu, salonu albo warsztatu, piszemy na osobnej stronie.
Krok 6. Uruchom pod własnym adresem i zaproś zespół
Program działa na naszych serwerach, więc nic nie instalujesz. Możesz podpiąć swoją domenę, na przykład rezerwacje.twojgabinet.pl, z certyfikatem bezpieczeństwa. Możesz też zostać przy adresie nazwa.aplikacja.ai. Potem zakładasz konta dla zespołu i wysyłasz im adres.
Terapeuci otwierają program w przeglądarce telefonu, recepcja na komputerze. Dane wprowadzone przez wszystkich trafiają w jedno miejsce. Kopia zapasowa robi się codziennie, a dane w każdej chwili wyeksportujesz do Excela albo CSV.
Ile poleceń zużyjesz na program dla gabinetu
Poniżej prosty rachunek dla gabinetu z przykładu. To nie jest pomiar, tylko podsumowanie kroków z tego artykułu.
| Co robisz | Polecenia AI |
|---|---|
| Zbudowanie aplikacji z opisu | 10 |
| Poprawki pól i widoków w pierwszym tygodniu | około 15 |
| Ustawienie ról i formularza dla klientów | około 5 |
| Razem w pierwszym miesiącu | około 30 |
Plan Start daje 60 poleceń miesięcznie, a plan Firma 200. W tym przykładzie gabinet potrzebuje planu Firma ze względu na formularz dla klientów i trzy role, więc poleceń zostaje z dużym zapasem. Ceny wszystkich planów znajdziesz w cenniku.
Czego taki program nie zrobi
Lepiej wiedzieć to od razu. Aplikacja działa w przeglądarce na komputerze i telefonie, ale nie trafia do sklepów z aplikacjami na telefony. W aplikacji nie przyjmiesz płatności online od klientów gabinetu. Program nie prowadzi księgowości i nie wystawia faktur Twoim klientom. Jeśli zastanawiasz się, czy lepiej zamówić program w software house, porównaliśmy to na stronie software house czy aplikacja AI. Jeśli interesuje Cię, ile kosztują inne drogi, przeczytaj wpis ile kosztuje aplikacja dla firmy.
