System zamówień dla firmy,
w którym nic nie ginie po drodze
System zamówień dla firmy to program, w którym każde zamówienie od klienta trafia w jedno miejsce, dostaje numer, status, termin i osobę, która je realizuje. Aplikacja.ai buduje go pod Twój sposób przyjmowania i realizacji zamówień, od telefonu i maila po formularz na Twojej stronie. Widzisz, co jest nowe, co w realizacji i co gotowe do odbioru.
Zamówienia z pięciu kanałów i żadnej listy
Jedno zamówienie przychodzi mailem, drugie przez telefon, trzecie na komunikatorze. Ktoś zapisuje je na kartce, ktoś w arkuszu. Klient dzwoni z pytaniem, na jakim etapie jest jego zamówienie, a Ty szukasz w trzech miejscach. Gotowe programy do zamówień często są sklepami internetowymi i nie pasują do firmy, która realizuje zamówienia na wymiar albo na termin.
- Jedna lista wszystkich zamówień, bez względu na kanał
- Status widoczny dla całego zespołu
- Termin realizacji pilnowany przez program
Zamówienia realizowane na termin i na wymiar
System zamówień w Aplikacja.ai najlepiej sprawdza się tam, gdzie zamówienie trzeba przygotować, wykonać albo dostarczyć. AI dobiera pola do tego, co zamawiają Twoi klienci.
- Catering firmowy: data dostawy, liczba porcji, menu, adres
- Drukarnia: format, nakład, papier, plik do druku, termin odbioru
- Stolarnia: wymiary, materiał, kolor, montaż, zaliczka zapisana w notatce
- Cukiernia: tort na zamówienie, napis, liczba osób, godzina odbioru
- Firma usługowa B2B: zlecenie serwisowe, adres, technik, protokół
Pierwszy ekran to kolejka zamówień według terminu
Na pierwszym ekranie widzisz zamówienia ułożone według terminu realizacji, z kolorami statusów: Nowe, Przyjęte, W realizacji, Gotowe, Wydane. Zamówienia po terminie są na górze. Filtr pokazuje tylko Twoje albo tylko na dziś. Pod spodem AI układa dane.
Klienci
- nazwa
- osoba kontaktowa
- telefon
- adres
- NIP
Zamówienia
- numer
- data przyjęcia
- klient
- kanał
- status
- termin
- osoba odpowiedzialna
- wartość netto
Pozycje
- zamówienie
- produkt lub usługa
- ilość
- parametry
- cena netto
Produkty i usługi
- nazwa
- opis
- cena netto
- czas realizacji
Historia statusów
- zamówienie
- status
- data
- kto zmienił
Numer zamówienia program nadaje sam. Historia statusów pokazuje, kiedy i kto przesunął zamówienie dalej.
Zamówienia od klientów prosto do kolejki
W planie Firma AI buduje formularz zamówienia dla Twoich klientów. Klient wybiera produkt, wpisuje parametry i termin, a zamówienie od razu trafia do kolejki ze statusem Nowe. Klient dostaje mail z potwierdzeniem, a Ty powiadomienie o nowym zamówieniu. Stali klienci mogą logować się do panelu klienta i sprawdzać status bez dzwonienia.
- Formularz pod Twoją domeną albo pod adresem nazwa.aplikacja.ai
- Mail z potwierdzeniem dla klienta i powiadomienie dla zespołu
- Płatność klient reguluje tak jak dziś, program nie przyjmuje płatności online
Kto co widzi przy zamówieniach
Rola
- Właściciel
- Biuro obsługi
- Realizacja
- Klient (plan Firma)
Co widzi i co robi
- Wszystkie zamówienia, wartości, raport sprzedaży z miesiąca, poprawki programu
- Przyjmowanie zamówień, dane klientów, zmiana terminu
- Zamówienia przypisane do siebie, zmiana statusu, notatki
- Swoje zamówienia i ich status
W planie Start masz dwie role (właściciel i pracownik). Osobne role biura i realizacji ustawisz w planie Firma. O ochronie danych klientów piszemy na stronie bezpieczeństwo.
Skrzynka mailowa, sklep internetowy czy własny system zamówień
| Kryterium | Mail i arkusz | Gotowy sklep internetowy | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Zamówienia na wymiar i na termin | Tak, ale chaos | Słabo, sklep sprzedaje gotowe produkty | Tak, z Twoimi polami |
| Statusy realizacji | Kolory w arkuszu | Proste: opłacone, wysłane | Twoje własne etapy |
| Zespół widzi to samo | Nie zawsze | Tak | Tak, każdy własnym kontem |
| Płatności online | Nie | Tak | Nie, płatność jak dziś |
| Zmiana działania | Nowe kolumny | Wtyczki i dopłaty | Jedno polecenie po polsku |
Gdy zamówienia zdejmują towar z magazynu, lepiej pasuje program magazynowo sprzedażowy. Gdy zamówienie to zlecenie produkcyjne z etapami, zobacz program dla firmy produkcyjnej. Klientów i oferty przed zamówieniem prowadzisz w CRM dla małej firmy.
Jak uruchomić system zamówień w 3 krokach
- 01 Opisz zamówienia jednym zdaniem, np. „Catering firmowy, zamówienia na dzień dostawy, kuchnia widzi listę na jutro”.
- 02 Zobacz kolejkę zamówień i tabele Klienci i Zamówienia bez zakładania konta.
- 03 Załóż konto, wybierz plan i udostępnij formularz klientom.
Więcej na stronie jak działa aplikacja AI.
Ile kosztuje system zamówień dla firmy
Kolejka zamówień dla zespołu z logowaniem jest w planie Start od 199 zł netto miesięcznie (99 zł netto miesięcznie rocznie). Formularz dla klientów, maile z potwierdzeniem i dowolne role są w planie Firma za 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł netto miesięcznie rocznie. Do cen netto doliczamy 23 procent VAT, faktura VAT przychodzi od razu po płatności. Plany porównasz w cenniku.
Najczęstsze pytania
Czy klienci mogą składać zamówienia przez formularz?
Tak, w planie Firma i wyższych. Formularz zapisuje zamówienie w kolejce, a klient dostaje mail z potwierdzeniem.
Czy system przyjmuje płatności za zamówienia?
Nie. Program prowadzi zamówienia i ich realizację. Płatność klient reguluje tak jak dziś, np. przelewem albo przy odbiorze.
Czy mogę dodać zamówienie przyjęte przez telefon?
Tak. Pracownik dodaje je ręcznie i wybiera kanał Telefon. Wszystkie zamówienia lądują na tej samej liście.
Czy program pokazuje zamówienia po terminie?
Tak. Zamówienia po terminie są na górze listy i oznaczone kolorem. W planie Biznes możesz dostawać codzienny raport mailem.
Czy mogę mieć osobny formularz dla każdego produktu?
Tak. Opisz to poleceniem, np. „dla tortów pytaj o napis i liczbę osób, dla ciast tylko o liczbę sztuk”.