System ERP dla małych firm,
czyli jeden program zamiast pięciu
System ERP dla małych firm to jeden program, w którym różne działy pracują na tych samych danych: sprzedaż widzi magazyn, magazyn widzi zamówienia, a właściciel widzi całość. Aplikacja.ai buduje taki program z Twojego opisu, tylko z tymi częściami, których firma naprawdę używa. Bez wielomiesięcznego wdrożenia, bez konsultantów i bez modułów na zapas.
Co to jest ERP prostymi słowami
Skrót ERP brzmi poważnie, ale chodzi o prostą rzecz. Firma ma klientów, zamówienia, towary, zlecenia i ludzi. Gdy każda z tych rzeczy siedzi w innym arkuszu albo programie, ktoś musi ręcznie przepisywać dane między nimi. ERP łączy je w jedną całość: zamówienie wie, kim jest klient, jaki towar zdejmuje z magazynu i kto je realizuje.
- Jedno źródło prawdy zamiast kilku arkuszy
- Dane wpisywane raz, widoczne wszędzie, gdzie trzeba
- Każdy dział widzi swoją część, właściciel całość
Dlaczego duże systemy ERP nie pasują do małej firmy
Duże systemy ERP powstały dla korporacji. Mają setki ekranów, wdrożenie trwa miesiącami, a każda zmiana wymaga konsultanta. Mała firma płaci za moduły, których nigdy nie otworzy, i i tak dostosowuje swoją pracę do programu. Aplikacja.ai odwraca kolejność: najpierw opisujesz, jak pracujecie, a program powstaje pod ten opis.
- Zaczynasz od dwóch, trzech obszarów, kolejne dopisujesz poleceniem
- Nazwy ekranów i statusów są Twoje, nie producenta
- Zmiana działania to jedno polecenie po polsku, nie nowe wdrożenie
Z jakich części składa się Twój system
Każdy obszar to zestaw tabel i ekranów połączonych z resztą. Wybierasz tylko te, których potrzebujesz.
| Obszar | Tabele i pola |
|---|---|
| Klienci i sprzedaż | Klienci (nazwa, NIP, osoba kontaktowa, opiekun), Oferty (kwota netto, status) |
| Zamówienia | Zamówienia (numer, klient, status, termin), Pozycje (towar, ilość, cena netto) |
| Magazyn | Towary (nazwa, kod, jednostka, stan, minimalny stan, lokalizacja), Przyjęcia, Wydania |
| Zlecenia i produkcja | Zlecenia (zamówienie, etap, brygada, termin), Etapy (nazwa, kolejność) |
| Zakupy | Dostawcy (nazwa, kontakt, czas dostawy), Zamówienia do dostawców |
| Zespół | Pracownicy (stanowisko, dział), Grafik (data, zmiana), Zadania (termin, osoba) |
Pierwszy ekran to pulpit właściciela: zamówienia na ten tydzień, towary poniżej minimum, zlecenia po terminie i zadania na dziś. Każdy kafelek prowadzi do szczegółów.
Czego ten system nie robi
Mówimy wprost, gdzie są granice. Program prowadzi sprawy operacyjne firmy. Nie prowadzi księgowości, nie wystawia faktur sprzedaży do KSeF, nie nalicza płac i nie przyjmuje płatności online od Twoich klientów. Dane z programu eksportujesz do Excela albo CSV i przekazujesz biuru rachunkowemu albo do programu księgowego.
- Tak: klienci, zamówienia, magazyn, zlecenia, zakupy, zespół, raporty
- Nie: księgowość, faktury sprzedaży, płace, płatności online
Kto co widzi w systemie ERP
Rola
- Zarząd lub właściciel
- Sprzedaż
- Magazyn
- Produkcja
- Zakupy
Co widzi i co robi
- Wszystkie obszary, raporty, dziennik zmian, poprawki programu
- Klienci, oferty, zamówienia, stany dostępne do sprzedaży
- Towary, przyjęcia, wydania, zamówienia do skompletowania
- Zlecenia, etapy, terminy, grafik brygad
- Dostawcy, zamówienia do dostawców, towary poniżej minimum
Dowolne role są od planu Firma. W planie Biznes dochodzi dziennik zmian (kto, co, kiedy) i wersja testowa obok działającej, więc zmiany wchodzą dopiero po Twojej akceptacji. Szczegóły ochrony danych opisujemy na stronie bezpieczeństwo.
Duży ERP, kilka programów czy własny system
| Kryterium | Duży system ERP | Kilka osobnych programów | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Czas uruchomienia | Miesiące | Szybko, ale osobno | Pierwszy ekran od razu, dalej rozmową |
| Dopasowanie do firmy | Firma dopasowuje się do programu | Każdy program po swojemu | Program dopasowany do firmy |
| Dane w jednym miejscu | Tak | Nie, przepisywanie | Tak |
| Zmiana działania | Konsultant i wycena | Zależy od producenta | Jedno polecenie po polsku |
| Koszt | Wdrożenie plus licencje | Suma abonamentów | Stały abonament od 199 zł netto |
Możesz też zacząć od jednej części i rozbudowywać ją dalej: program magazynowy, program magazynowo sprzedażowy albo system zamówień dla firmy. Szerzej o wyborze piszemy na stronie program do prowadzenia firmy.
Jak uruchomić system w 3 krokach
- 01 Opisz firmę jednym zdaniem, np. „Producent okien, handlowcy przyjmują zamówienia, produkcja ma etapy, magazyn profili i szyb”.
- 02 Zobacz pulpit właściciela i dwie pierwsze tabele bez zakładania konta.
- 03 Załóż konto, wybierz plan i przenieś dane z arkuszy przez import z Excela i CSV.
Pełny opis procesu znajdziesz na stronie jak działa aplikacja AI.
Ile kosztuje system ERP dla małej firmy
Najmniejszy plan, Start, kosztuje od 199 zł netto miesięcznie. Dla systemu z kilkoma działami polecamy plan Biznes: 999 zł netto miesięcznie albo 499 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (5 988 zł netto za rok). W cenie do 10 aplikacji, konta dla 250 osób, dziennik zmian, wersja testowa, automatyczne raporty mailem i dane do 20 GB. Do cen netto doliczamy 23 procent VAT. Wszystkie plany porównasz w cenniku. Zarząd znajdzie liczby i warunki na stronie koszt wdrożenia programu w firmie.
Najczęstsze pytania
Czy system ERP prowadzi księgowość?
Nie. Program prowadzi sprawy operacyjne: klientów, zamówienia, magazyn, zlecenia i zespół. Księgowość zostaje w programie księgowym albo w biurze rachunkowym.
Czy muszę od razu budować wszystkie obszary?
Nie. Zacznij od tego, co najbardziej boli, np. zamówień i magazynu. Kolejne części dopisujesz poleceniem, a dane łączą się z tym, co już masz.
Jak długo trwa uruchomienie?
Pierwszy ekran i tabele widzisz od razu po opisie. Zbudowanie aplikacji to 10 poleceń, a kolejne poprawki robisz w swoim tempie.
Czy mogę przetestować zmianę, zanim zobaczy ją zespół?
Tak, w planie Biznes i Enterprise. Zmiana trafia najpierw do wersji testowej obok działającej i wchodzi dopiero po Twojej akceptacji.
Co z bezpieczeństwem danych firmy?
Dane są w UE, kopie powstają codziennie, a każdy loguje się swoim kontem. Zawieramy umowę powierzenia danych, a w planie Enterprise jest wymuszone logowanie dwuetapowe i SSO.
Czy mogę wyjść z programu i zabrać dane?
Tak. W każdym planie eksportujesz dane do Excela i CSV.