Program magazynowy w Excelu wystarcza, dopóki jedna osoba prowadzi jeden arkusz i ma czas codziennie go uzupełniać, a przestaje wystarczać, gdy do magazynu zagląda kilka osób, stany się nie zgadzają i nikt nie wie, kto ostatnio coś zmienił. Wtedy warto przenieść dane do prawdziwego programu, w którym każdy ruch towaru jest zapisany, a stan liczy się sam. W tym wpisie piszemy, po czym poznać ten moment, co daje program w porównaniu z arkuszem i jak przenieść dane z Excela bez przepisywania ich od nowa.
Dlaczego tyle firm zaczyna od arkusza
Arkusz ma dużo zalet. Jest pod ręką, nic nie kosztuje na start i każdy umie wpisać do niego kilka wierszy. Na początku działalności to rozsądny wybór. Lista towarów, kolumna ze stanem, kolumna z ceną i gotowe.
Kłopot polega na tym, że arkusz nie wie, czym jest magazyn. Nie odróżnia przyjęcia od wydania. Nie pamięta, kto wpisał liczbę. Nie pilnuje, żeby stan nie spadł poniżej zera. Wszystko to robi człowiek, który go prowadzi, i dopóki ten człowiek ma czas, wszystko działa.
Sygnały, że Excel już nie wystarcza do magazynu
Zwykle nie ma jednego dnia, w którym arkusz przestaje działać. Są za to sygnały, które powtarzają się coraz częściej:
- stan w arkuszu nie zgadza się z tym, co leży na półce,
- kilka osób trzyma swoje kopie pliku i nie wiadomo, która jest aktualna,
- ktoś nadpisał formułę i suma liczy się źle od tygodnia,
- nie da się sprawdzić, kto i kiedy wydał dany towar,
- inwentaryzacja trwa cały dzień, bo trzeba liczyć wszystko od nowa,
- sprzedawca dzwoni do magazynu, żeby zapytać, czy towar jest,
- plik otwiera się coraz wolniej, a na telefonie prawie wcale.
Jeśli rozpoznajesz u siebie trzy albo więcej z tych punktów, arkusz kosztuje Cię już więcej czasu, niż oszczędza.
Arkusz a program magazynowy, różnice w codziennej pracy
| Sprawa | Arkusz Excel | Program magazynowy |
|---|---|---|
| Przyjęcie i wydanie towaru | wpisujesz ręcznie nową liczbę | zapisujesz ruch, stan liczy się sam |
| Kto co zmienił | brak śladu | każdy ruch ma osobę i godzinę |
| Kilka osób naraz | kopie pliku i konflikty | jedno miejsce, każdy ma swoje konto |
| Kto co widzi | wszyscy widzą wszystko | magazynier, handlowiec i szef widzą co innego |
| Telefon | trudno pracować | działa w przeglądarce telefonu |
| Kopie zapasowe | gdy ktoś pamięta | codziennie, automatycznie |
Program nie zabiera Ci Excela. Dane możesz z niego wyeksportować do Excela i CSV w każdym planie, na przykład do raportu albo dla księgowej.
Jak może wyglądać program magazynowy dla małej firmy
W Aplikacja.ai opisujesz magazyn po polsku, a AI układa dane i ekrany. Dla małej hurtowni opis może brzmieć tak: „Magazyn z towarami, przyjęciami i wydaniami. Magazynier zapisuje ruchy, handlowiec widzi tylko stany i ceny, szef widzi wszystko i listę towarów poniżej minimum.”
Z takiego opisu powstają tabele, czyli Twoje dane w porządku:
| Tabela | Pola |
|---|---|
| Towary | nazwa, kod, jednostka, cena, stan minimalny, lokalizacja na regale |
| Przyjęcia | towar, ilość, dostawca, data, kto przyjął |
| Wydania | towar, ilość, zamówienie albo klient, data, kto wydał |
| Dostawcy | nazwa, osoba kontaktowa, telefon, e-mail |
Pierwszym ekranem jest zwykle lista towarów ze stanem i oznaczeniem tych, których brakuje. Więcej o tym, co może zawierać taki program, piszemy na stronie program magazynowy.
Jak przenieść dane z Excela do programu
Najważniejsze jest to, żeby nie przepisywać listy towarów ręcznie. Służy do tego import z Excela i CSV, dostępny od planu Firma. Kroki wyglądają tak:
- uporządkuj arkusz: jedna kolumna to jedna rzecz (nazwa, kod, stan, cena), bez scalonych komórek,
- usuń wiersze z podsumowaniami i puste linie między grupami towarów,
- zapisz plik jako Excel albo CSV,
- w programie wybierz import do tabeli Towary i wskaż, która kolumna arkusza trafia do którego pola,
- sprawdź kilka towarów na półce i porównaj z programem.
Od tego dnia stany zmieniają się tylko przez przyjęcia i wydania. Stary arkusz zostaw jako archiwum, ale nie poprawiaj go już równolegle. Dwa źródła prawdy to najczęstszy powód, dla którego firmy wracają do chaosu.
W planie Start importu nie ma, za to eksport do Excela i CSV działa w każdym planie. Jeśli masz kilkadziesiąt towarów, wpisanie ich ręcznie w programie też jest realne.
Kiedy zostać przy arkuszu
Nie każdy magazyn potrzebuje programu. Arkusz w zupełności wystarczy, jeśli:
- towarów jest niewiele i rzadko się zmieniają,
- magazyn prowadzi jedna osoba i nikt inny do niego nie zagląda,
- nie musisz wiedzieć, kto i kiedy wydał towar.
Jeśli jednak magazyn rośnie, a razem z nim liczba osób, które z niego korzystają, warto przejść na program, zanim stany rozjadą się na dobre. Dla bardzo małych firm opisaliśmy osobno program magazynowy dla małej firmy.
Ile kosztuje przejście z Excela na program
W Aplikacja.ai plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł netto miesięcznie. Daje jedną aplikację, konta dla 10 osób i eksport danych. Jeśli chcesz zaimportować istniejący arkusz, potrzebujesz planu Firma: 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. W tym planie ustawisz też więcej niż dwie role, na przykład osobno magazyniera, handlowca i szefa. Hosting i kopie zapasowe są w cenie, a do cen doliczamy 23% VAT. Porównanie z innymi drogami znajdziesz we wpisie ile kosztuje aplikacja dla firmy, a pełne plany w cenniku.
Zacznij od jednego magazynu, rozbudowuj z czasem
Nie musisz od razu opisywać wszystkiego. Najlepiej zacząć od tego, co boli najbardziej, czyli od listy towarów i stanów. Gdy zespół przyzwyczai się do zapisywania przyjęć i wydań, dodajesz kolejne rzeczy jednym poleceniem:
- „Dodaj drugi magazyn i przesunięcia towaru między magazynami.”
- „Pokaż na pierwszym ekranie towary poniżej stanu minimalnego.”
- „Do wydania dodaj pole Numer zamówienia klienta.”
- „Zrób raport ruchów towaru z ostatniego miesiąca do pobrania w Excelu.”
Każda taka zmiana to jedno polecenie AI i nowa wersja programu. Jeśli wynik Ci się nie spodoba, cofasz go jednym kliknięciem. Dzięki temu program rośnie razem z firmą, a nie wymaga jednego dużego projektu na start.
