Program do zleceń serwisowych i obsługi serwisu z aplikacją dla serwisanta
Program do zleceń serwisowych od Aplikacja.ai to Twój własny program w przeglądarce, w którym biuro przyjmuje zgłoszenie, przydziela je serwisantowi, a serwisant zamyka je w telefonie u klienta. Opisujesz po polsku, jak u Was wygląda naprawa albo przegląd, a AI układa z tego tabele, tablicę statusów, kalendarz wyjazdów i logowanie dla zespołu. Pierwszy ekran swojego programu zobaczysz od razu, jeszcze bez konta.
Zgłoszenia w telefonie szefa, statusy w głowach serwisantów
W serwisie, który ma od dwóch do kilkunastu techników, zlecenie zaczyna się zwykle od telefonu albo maila. Ktoś zapisuje je na kartce, w arkuszu albo w notatce w telefonie, a potem wysyła serwisantowi SMS z adresem. Kiedy klient dzwoni z pytaniem, na jakim etapie jest jego naprawa, biuro musi najpierw zadzwonić do technika. Przeglądy okresowe pamięta ten, kto je ostatnio robił. Duże systemy ERP mają moduł serwisu, ale razem z księgowością, magazynem i licencją za każde stanowisko, czyli dużo więcej, niż mały serwis otworzy.
- Nie wiesz bez dzwonienia, które zlecenia są otwarte, a które czekają na część.
- Dwóch serwisantów jedzie pod ten sam adres albo nikt, bo przydział poszedł ustnie.
- Przegląd klimatyzacji albo kotła klienta przepada, bo data była tylko w kalendarzu jednej osoby.
Opisz, jak przyjmujecie i zamykacie zlecenie, a AI ułoży z tego program
Piszesz na przykład: „Serwisujemy klimatyzacje i pompy ciepła u klientów domowych i w biurach. Mamy pięciu serwisantów. Zgłoszenie przyjmuje biuro, przypisuje technika i termin. Technik w telefonie zmienia status, wpisuje wykonane czynności i użyte części, a po przeglądzie ustawiamy datę następnego.” Z takiego opisu AI tworzy tabele klientów, urządzeń, zleceń i protokołów, a także ekrany i role. Każdą poprawkę zlecasz jednym poleceniem po polsku, na przykład „dodaj status Czeka na część” albo „pokaż na pulpicie urządzenia z przeglądem w tym miesiącu”. Każda zmiana zapisuje się jako wersja, którą cofniesz jednym kliknięciem.
- Zgłoszenia z klientem, adresem, urządzeniem, opisem usterki i terminem.
- Tablica zleceń z kolumnami statusów, od nowego do zakończonego.
- Kalendarz wyjazdów, w którym widać, kto jest dziś u kogo.
- Protokół wykonania z czynnościami, częściami i potwierdzeniem klienta.
Co zbuduje AI dla serwisu
Pierwszy ekran to pulpit z liczbą nowych zgłoszeń, zleceń w toku i zleceń z problemem, a pod nim tablica zleceń. Serwisant przesuwa kartę zlecenia z kolumny „Przydzielone” do „W drodze” i „Wykonane”, więc biuro widzi postęp bez telefonu. Poniżej są tabele, które AI proponuje na start. Każde pole dodasz, usuniesz albo zmienisz jednym poleceniem.
Klienci
- nazwa albo imię i nazwisko
- telefon
- adres
- rodzaj klienta
- uwagi
Urządzenia
- klient
- rodzaj
- marka i model
- numer seryjny
- data montażu
- gwarancja do
- następny przegląd
Zlecenia serwisowe
- numer
- klient
- urządzenie
- opis usterki
- priorytet
- serwisant
- termin
- status
- wartość
Protokoły
- zlecenie
- data
- wykonane czynności
- czas pracy
- potwierdzone przez klienta
Części w zleceniu
- zlecenie
- część
- ilość
- cena
Serwisanci
- imię i nazwisko
- telefon
- specjalizacja
- dostępny
Statusy ustawiasz sam. Najczęściej serwisy wybierają: Nowe, Przydzielone, W drodze, Czeka na część, Wykonane, Problem. Historia napraw każdego urządzenia składa się sama ze zleceń przypisanych do jego numeru seryjnego.
Co widzi biuro, serwisant i klient
Ty decydujesz, kto co widzi i co może zmieniać. W planie Start masz dwie role: administrator, czyli biuro i właściciel, oraz użytkownik, czyli serwisant. Administrator przyjmuje zgłoszenia, przydziela je i widzi kwoty. Serwisant loguje się w telefonie, sprawdza swoje zlecenia na dziś, zmienia status i wpisuje protokół. Od planu Firma ustawiasz dowolne role, na przykład osobną dla koordynatora i osobną dla podwykonawcy, a klient może dostać własny panel i sam sprawdzać status zgłoszenia.
- Biuro i właściciel: wszystkie zlecenia, przydział, kwoty, eksport do Excela.
- Serwisant: zlecenia na dziś, statusy, protokół i użyte części.
- Klient w panelu (plan Firma): swoje zgłoszenia, statusy i historia napraw.
Więcej o dostępie dla klientów przeczytasz na stronie panel klienta dla firmy.
Dla jakich serwisów jest ten program
Program sprawdza się tam, gdzie zlecenie ma klienta, urządzenie i termin, a pracę wykonuje kilka osób w terenie albo w warsztacie. Najczęściej są to serwisy klimatyzacji, wentylacji i pomp ciepła, serwisy kotłów gazowych, serwisy AGD z wyjazdem do klienta, serwisy maszyn i urządzeń przemysłowych, firmy serwisujące bramy i automatykę, serwisy komputerowe i drukarek w firmach oraz firmy instalacyjne, które po montażu robią przeglądy gwarancyjne.
- Serwis klimatyzacji: urządzenia klientów, przeglądy co rok, części i czynniki.
- Serwis maszyn: numer seryjny, motogodziny, historia napraw, zlecenia od firm.
- Serwis komputerowy i IT: zgłoszenia od firm, priorytety, czas reakcji.
Jeśli prowadzicie też instalacje na budowach, zobacz program dla firm budowlanych, a jeśli zlecenia obsługują kierowcy w trasie, program dla firmy transportowej.
Czego program do obsługi zleceń serwisowych nie robi
Uczciwie o granicach. Program nie wystawia faktur do KSeF i nie prowadzi księgowości, ale wartości zleceń i użyte części wyeksportujesz do Excela albo CSV dla biura rachunkowego. Nie dołączysz do zlecenia zdjęć ani skanów, opis usterki i wykonanych czynności wpisuje się tekstem. Klient nie składa podpisu odręcznego na ekranie, potwierdzenie odbioru to pole „potwierdzone przez klienta” z datą i nazwiskiem. Program działa w przeglądarce i potrzebuje internetu, więc w piwnicy bez zasięgu protokół uzupełnia się po wyjściu. Przypomnienia o przeglądach wysyłane mailem według harmonogramu działają w planie Biznes.
Arkusz, moduł serwisu w ERP i własny program
| Sprawa | Arkusz i telefon | Moduł serwisu w systemie ERP | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Przydział zlecenia | SMS albo telefon | w systemie, często z licencją na technika | na tablicy, serwisant widzi od razu |
| Status dla biura | trzeba zadzwonić | w systemie | na tablicy i w kalendarzu |
| Historia urządzenia | rozproszona po plikach | tak | tak, z numeru seryjnego |
| Dopasowanie do Waszych statusów | ręcznie w pliku | według schematu dostawcy | dokładnie Wasze statusy i pola |
| Wdrożenie | brak | tygodnie, z partnerem wdrożeniowym | pierwszy ekran od razu po opisie |
| Księgowość i faktury | osobno | w tym samym systemie | nie, zostają w Twoim programie |
Moduł serwisu w ERP ma sens, gdy firma i tak prowadzi w tym systemie magazyn i księgowość. Jeśli potrzebujesz tylko zleceń, urządzeń i serwisantów, płacisz za dużo mniej. Szerzej porównujemy obie drogi na stronie gotowy program czy własny.
Jak uruchomić program serwisowy w trzech krokach
- 01 Opisz jednym zdaniem, co serwisujecie i jak przyjmujecie zgłoszenia. Pierwszy ekran i tabele zobaczysz bez zakładania konta.
- 02 Załóż konto, dopisz swoje statusy, pola urządzeń i to, kto co widzi.
- 03 Wybierz plan, włącz program pod adresem nazwa.aplikacja.ai albo pod własną domeną i wyślij serwisantom zaproszenia.
Program działa na naszych serwerach, nic nie instalujesz na komputerach ani telefonach. Kroki opisujemy dokładniej na stronie jak to działa.
Ile kosztuje program do zleceń serwisowych
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł netto miesięcznie, z kontami dla 10 osób, co wystarcza biuru i kilku serwisantom. Serwis z panelem dla klientów, importem bazy urządzeń z Excela i własnymi rolami wybiera plan Firma za 499 zł netto miesięcznie albo 249 zł przy płatności rocznej, z kontami dla 50 osób. Cena nie rośnie z każdym nowym technikiem w ramach limitu planu. Do cen doliczamy 23 procent VAT, fakturę VAT dostajesz od razu po płatności. Porównanie kosztów trzech dróg znajdziesz we wpisie ile kosztuje program do zleceń serwisowych, a wszystkie plany w cenniku.
Najczęstsze pytania
Jaki program do serwisu wybrać?
Mały i średni serwis najlepiej obsłuży program, który ma dokładnie Wasze zlecenia, urządzenia, statusy i serwisantów, działa w telefonie technika i nie wymaga wdrożenia. Moduł serwisu w systemie ERP opłaca się wtedy, gdy w tym samym systemie prowadzicie już magazyn i księgowość. Własny program z Aplikacja.ai zaczyna się od 199 zł netto miesięcznie.
Czy program do zleceń serwisowych działa na telefonie?
Tak. Program działa w przeglądarce telefonu, więc serwisant niczego nie instaluje ze sklepu z aplikacjami. Otwiera adres, loguje się swoim kontem i widzi zlecenia na dziś. Status zmienia jednym dotknięciem, a protokół i użyte części wpisuje u klienta.
Czy klient może sam sprawdzić status naprawy?
Tak, w planie Firma i wyższych. Klient loguje się do panelu klienta i widzi tylko swoje zgłoszenia, ich statusy i historię napraw swoich urządzeń. Stawek, notatek wewnętrznych i zleceń innych klientów nie widzi.
Czy program przypomni o przeglądzie okresowym?
Każde urządzenie ma pole z datą następnego przeglądu, a pulpit może pokazywać urządzenia z przeglądem w tym miesiącu. Automatyczne przypomnienia wysyłane mailem według harmonogramu działają w planie Biznes.
Czy jest darmowy program do obsługi zleceń serwisowych?
Na Aplikacja.ai pierwszy ekran i tabele dla swojego serwisu zobaczysz bez konta i bez opłat, w jednorazowym demo. Działający program z logowaniem dla serwisantów wymaga planu, od 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej.
Czy przeniesiemy bazę klientów i urządzeń z Excela?
Tak, w planie Firma i wyższych importujesz klientów, urządzenia i otwarte zlecenia z pliku Excel albo CSV. Eksport do Excela i CSV działa w każdym planie, więc dane zawsze możesz zabrać ze sobą.