Program do zleceń serwisowych kosztuje od około 100 zł netto miesięcznie za własną aplikację zbudowaną przez AI, przez kilkadziesiąt do ponad stu złotych miesięcznie za każdego użytkownika w gotowym systemie serwisowym, do kilkudziesięciu tysięcy złotych jednorazowo za program pisany na zamówienie. Dla serwisu z biurem i czterema technikami różnica po trzech latach wynosi zwykle od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Niżej rozpisujemy, za co płacisz w każdej z trzech dróg i co podnosi cenę właśnie w serwisie. Kwoty to orientacyjne zakresy spotykane w ofertach, a nie cennik konkretnego dostawcy.
Za co płacisz w programie serwisowym
Serwis nie kupuje programu dla samego programu. Kupuje to, żeby biuro wiedziało, które zgłoszenie jest u którego technika i na jakim etapie, bez dzwonienia co godzinę. Dlatego cena zależy od tego, ile z codziennej pracy program ma objąć. W praktyce wycenę podnoszą te same rzeczy:
- liczba osób z kontem, bo większość gotowych systemów liczy opłatę od każdego technika,
- baza urządzeń klientów z numerami seryjnymi, gwarancją i historią napraw,
- przeglądy okresowe i przypomnienia o nich,
- dostęp dla klientów, którzy chcą sami sprawdzać status naprawy,
- przeniesienie danych z arkuszy i eksport zestawień dla biura rachunkowego,
- powiązanie z magazynem części i fakturowaniem.
Jeśli potrzebujesz zgłoszeń, urządzeń, serwisantów, statusów i protokołów, a faktury i księgowość zostają w osobnym programie, płacisz za dużo mniejszy zakres, niż proponuje moduł serwisu w systemie ERP. Tak działa nasz program do zleceń serwisowych, który pierwszy ekran pokazuje jeszcze przed założeniem konta.
Ile kosztuje program serwisowy pisany na zamówienie
Software house liczy program na podstawie godzin pracy analityka, projektanta i programistów. Najpierw jest analiza, potem kilka tygodni lub miesięcy programowania, testy i wdrożenie. Po uruchomieniu zostaje umowa utrzymaniowa: serwer, poprawki, aktualizacje i każda zmiana zlecana osobno.
| Zakres | Orientacyjny koszt startu |
|---|---|
| Prosta lista zleceń z logowaniem dla techników | od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych |
| Zlecenia, baza urządzeń, przeglądy i panel dla klientów | od kilkudziesięciu do ponad stu tysięcy złotych |
| Aplikacja mobilna instalowana ze sklepu dla techników | zwykle kolejne kilkadziesiąt tysięcy złotych |
| Godzina pracy programisty | najczęściej od około 120 do 250 zł netto |
Ta droga ma sens, gdy serwis ma bardzo nietypowy proces albo musi połączyć program z własnym, starszym systemem. Trzeba wtedy przyjąć, że pierwsza wersja powstaje miesiącami, a każda zmiana, na przykład nowy status „czeka na decyzję klienta”, to kolejna wycena. Szerzej opisujemy to w porównaniu software house czy aplikacja AI.
Ile kosztuje gotowy system serwisowy w abonamencie
Gotowe programy do obsługi serwisu sprzedawane są zwykle na jeden z trzech sposobów: abonament za każdego użytkownika, pakiet z limitem zleceń albo moduł serwisu dokupowany do systemu ERP z roczną opłatą za utrzymanie. Do tego dochodzi czasem wdrożenie i szkolenie, płatne osobno albo wliczone w droższy pakiet.
| Model rozliczenia | Jak wygląda koszt |
|---|---|
| Abonament za użytkownika | od kilkudziesięciu do ponad stu złotych netto miesięcznie za każdą osobę |
| Pakiet z limitem zleceń | stała opłata, wyższa po przekroczeniu liczby zleceń w miesiącu |
| Moduł serwisu w ERP | licencja modułu, stanowiska techników i coroczne utrzymanie, zwykle przez partnera wdrożeniowego |
| Wdrożenie i szkolenie | od zera w prostych programach do kilku tysięcy złotych w systemach ERP |
Gotowy system ma swoje zalety: działa od razu i ma za sobą lata poprawek. Jego słabość w małym serwisie to schemat. Statusy, pola urządzeń i kolejność kroków ustalił dostawca, więc albo dostosowujecie pracę do programu, albo płacicie za zmiany. Przy abonamencie za użytkownika każdy nowy technik podnosi rachunek.
Ile kosztuje własny program serwisowy zbudowany przez AI
Trzecia droga to własny program, który AI buduje z opisu po polsku. Piszesz, co serwisujecie, jak przyjmujecie zgłoszenie i kto je zamyka, a dostajesz tabele klientów, urządzeń, zleceń i protokołów, tablicę statusów, kalendarz wyjazdów i logowanie dla zespołu. Na Aplikacja.ai cena jest stała dla planu, a nie liczona od technika:
| Plan | Cena netto miesięcznie | Rocznie, netto miesięcznie | Konta w aplikacji |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł | do 10 osób, 2 role |
| Firma | 499 zł | 249 zł | do 50 osób, dowolne role, panel klienta, import z Excela |
| Biznes | 999 zł | 499 zł | do 250 osób, przypomnienia według harmonogramu, API |
Serwisowi z biurem i kilkoma technikami wystarcza zwykle plan Start. Plan Firma wybiera serwis, który chce dać klientom panel ze statusem naprawy albo przenieść bazę urządzeń z Excela. Uczciwie o granicach: program nie wystawia faktur do KSeF, a do zlecenia nie dołączysz zdjęć, opis wpisuje się tekstem. Pełne porównanie planów jest w cenniku.
Rachunek na trzy lata dla serwisu z czterema technikami
Przykład: serwis klimatyzacji i pomp ciepła, właściciel, osoba w biurze i czterech techników, razem sześć kont. Przyjmujemy ostrożne założenia z widełek powyżej.
| Droga | Założenie | Koszt przez 3 lata netto |
|---|---|---|
| Program na zamówienie | 40 000 zł na start i 500 zł miesięcznie utrzymania | około 58 000 zł |
| Gotowy system w abonamencie | 60 zł za użytkownika miesięcznie, 6 osób, bez płatnego wdrożenia | około 12 960 zł |
| Aplikacja.ai, plan Start rocznie | 99 zł miesięcznie, 1 188 zł rocznie | 3 564 zł |
| Aplikacja.ai, plan Firma rocznie | 249 zł miesięcznie, 2 988 zł rocznie | 8 964 zł |
Rachunek zmienia się najmocniej przy zatrudnianiu. Gdy serwis urośnie z czterech do ośmiu techników, abonament za użytkownika rośnie razem z nim, a plan Start obejmuje nadal do 10 kont. Do kosztu programu doliczcie też czas: przy programie na zamówienie pierwsze zlecenie przyjmiecie po kilku miesiącach, przy własnej aplikacji AI tego samego dnia.
Jak wybrać program do zleceń serwisowych przed zakupem
Zanim podpiszesz umowę albo wykupisz abonament, odpowiedz na pięć pytań. Oszczędzą one więcej pieniędzy niż negocjacje ceny.
- 01 Ile osób będzie miało konto za rok, a nie dziś? To decyduje, czy opłata za użytkownika się opłaca.
- 02 Czy faktury i magazyn części muszą być w tym samym programie, czy wystarczy eksport do programu księgowego?
- 03 Czy klient ma sam sprawdzać status naprawy, czy wystarczy, że biuro odpowie mu przez telefon?
- 04 Jak często zmieniacie sposób pracy, na przykład dochodzi nowy rodzaj urządzeń albo nowy status?
- 05 Czy technicy pracują tam, gdzie jest zasięg, i czy wystarczy im przeglądarka w telefonie?
Jeśli dzwoniący klienci zajmują biuru najwięcej czasu, warto też rozważyć chatbota, który odpowiada klientom na powtarzalne pytania o godziny pracy i terminy, a program serwisowy zostawić do przydziału i statusów zleceń.
