Program dla firmy sprzątającej,
aplikacja do grafiku ekip i obiektów
Program dla firmy sprzątającej od Aplikacja.ai to Twój własny program w przeglądarce do prowadzenia obiektów, grafiku ekip, list zadań i zgłoszeń od klientów. Opisujesz po polsku, jak u Was wygląda tydzień pracy, a AI buduje ekrany, tabele i logowanie dla biura, brygadzistów i osób sprzątających. Pracownik na obiekcie odhacza zadania w telefonie, a biuro widzi to od razu, bez telefonu do brygadzisty.
Obiekty w arkuszu, grafik na WhatsAppie, reklamacje w mailach
Firma sprzątająca z kilkunastoma obiektami i kilkunastoma osobami w ekipach żyje w kilku miejscach naraz. Lista biur, klatek i hal jest w arkuszu, grafik idzie zdjęciem na grupę w komunikatorze, a to, czy w poniedziałek ktoś umył okna w biurze na trzecim piętrze, wie tylko osoba, która tam była. Klient pisze maila, że kuchnia została brudna, i zaczyna się szukanie, kto miał tę zmianę. Kiedy ktoś choruje, właściciel do wieczora przestawia ludzi telefonicznie. Gotowe programy dla branży są często zagraniczne, rozliczane za każdego pracownika i zbudowane pod sprzątanie domów na rezerwację, a nie pod stałe umowy z firmami i wspólnotami.
- Nie widzisz bez dzwonienia, która ekipa jest dziś na którym obiekcie.
- Zakres prac dla obiektu zna brygadzista, a nowa osoba dostaje go ustnie.
- Reklamacja klienta nie ma właściciela ani terminu, więc wraca po tygodniu.
Opisz swój tydzień pracy, a AI ułoży z niego program
Piszesz tak, jak tłumaczysz pracę nowemu koordynatorowi, na przykład: „Sprzątamy 18 biur i 6 wspólnot. Każdy obiekt ma stały zakres prac i dni tygodnia. Mamy trzy ekipy po cztery osoby i dwóch brygadzistów. Pracownik ma odhaczać zadania, a klient zgłaszać dodatkowe sprzątanie i uwagi.” AI układa z tego Twoje dane w porządku: obiekty, zakresy prac, grafik, wizyty i zgłoszenia. Dostajesz ekran dla biura i prosty widok na telefon dla ekip. Poprawki zlecasz rozmową, jedno polecenie to jedna zmiana, a każda zmiana to wersja, którą cofasz jednym kliknięciem.
- Obiekty z adresem, godzinami wejścia, osobą kontaktową i stałym zakresem prac.
- Grafik ekip na tydzień, z zastępstwem wpisanym w jednym miejscu.
- Lista zadań na wizytę, którą pracownik odhacza w telefonie.
- Zgłoszenia klientów z terminem i osobą odpowiedzialną.
Co zbuduje AI dla firmy sprzątającej
Pierwszy ekran to plan na dziś: obiekty, godziny, przydzielona ekipa i stan wizyty (zaplanowana, w trakcie, zakończona, z uwagami). Kliknięcie w obiekt pokazuje zakres prac, historię wizyt i otwarte zgłoszenia klienta. Pod spodem są tabele, które AI proponuje na start. Każde pole zmienisz jednym poleceniem, na przykład dopiszesz do obiektu pole z informacją, gdzie odebrać klucze.
Obiekty
- nazwa
- adres
- rodzaj (biuro
- wspólnota
- hala
- sklep)
- godziny wejścia
- osoba kontaktowa
- dni sprzątania
Zakresy prac
- obiekt
- czynność
- częstotliwość (codziennie
- raz w tygodniu
- raz w miesiącu)
- uwagi
Wizyty
- obiekt
- data
- ekipa
- godzina rozpoczęcia i zakończenia
- stan
- uwagi brygadzisty
Ekipy i pracownicy
- imię i nazwisko
- telefon
- ekipa
- dostępność
- uprawnienia (np. mycie okien na wysokości)
Zgłoszenia klientów
- obiekt
- rodzaj (reklamacja
- dodatkowe sprzątanie
- brak środków)
- opis
- termin
- osoba
- status
Środki i sprzęt
- obiekt
- produkt
- ilość wydana
- data
- kto pobrał
Co widzi biuro, brygadzista, pracownik i klient
Ty decydujesz, kto co widzi. Właściciel i koordynator widzą wszystkie obiekty, grafik i zgłoszenia. Brygadzista widzi obiekty swojej ekipy, przestawia ludzi w grafiku i zamyka zgłoszenia. Osoba sprzątająca po zalogowaniu w przeglądarce telefonu widzi tylko swoje dzisiejsze wizyty i listę zadań do odhaczenia, bez cen i danych innych klientów. W planie Firma klient, czyli zarządca biurowca albo wspólnoty, dostaje własny panel klienta: widzi swoje wizyty, wpisuje uwagi i zamawia dodatkowe sprzątanie, a powiadomienia mailowe informują go o zamknięciu zgłoszenia.
- Właściciel i koordynator: wszystko, łącznie z eksportem do Excela.
- Brygadzista: obiekty i grafik ekipy, zgłoszenia, uwagi z wizyt.
- Pracownik: własne wizyty i lista zadań.
- Klient: swoje obiekty, wizyty i zgłoszenia.
O tym, jak działa dostęp dla Twoich klientów, piszemy szerzej na stronie panel klienta dla firmy.
Dla jakich firm sprzątających jest ten program
Program powstaje z Twojego opisu, więc pasuje do różnych odmian tej samej pracy. Najczęściej budują go firmy, które mają stałe umowy i powtarzalny grafik.
- Sprzątanie biur i lokali usługowych, gdzie każdy obiekt ma inny zakres prac i inne godziny wejścia.
- Obsługa wspólnot i spółdzielni, czyli klatki schodowe, tereny zielone i zgłoszenia od zarządcy.
- Sprzątanie hal, magazynów i sklepów po godzinach, z ekipą nocną i protokołem uwag.
- Sprzątanie po remontach i jednorazowe zlecenia, które biuro wycenia i wpisuje do grafiku.
- Firmy łączące sprzątanie z utrzymaniem terenów, odśnieżaniem albo drobnymi naprawami.
Jeśli oprócz sprzątania przyjmujecie zgłoszenia awarii od zarządców, zobacz też program do zleceń serwisowych, a samo układanie zmian opisujemy na stronie grafik pracowników.
Czego program dla firmy sprzątającej nie robi
Uczciwie o granicach, żeby nie było rozczarowania po zakupie. Program nie śledzi pracowników przez GPS i nie mierzy czasu pobytu na obiekcie automatycznie, godzinę rozpoczęcia i zakończenia wpisuje brygadzista albo pracownik. Do wizyty nie dołączysz zdjęć, uwagi wpisuje się tekstem. Program nie liczy wynagrodzeń, nie prowadzi ewidencji czasu pracy według Kodeksu pracy i nie wystawia faktur, więc listy płac i faktury zostają w programie księgowym, a zestawienie wizyt i godzin eksportujesz do Excela. W planie Biznes ustawisz zadania według harmonogramu, które co tydzień wysyłają mailem przypomnienia, na przykład o myciu okien raz w miesiącu.
Arkusz, gotowy program dla branży i własna aplikacja
| Sprawa | Arkusz i komunikator | Gotowy program dla firm sprzątających | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Zakres prac dla obiektu | w pliku albo w głowie brygadzisty | według szablonu dostawcy | dokładnie Wasze czynności i częstotliwości |
| Grafik i zastępstwa | zdjęcie na grupie | zwykle tak | jeden ekran, zmiana widoczna od razu |
| Zgłoszenia klientów | maile i telefony | zależy od programu, często tylko rezerwacje | panel klienta w planie Firma |
| Język i rynek | polski | często tłumaczony, rynek domowy | po polsku, pod stałe umowy B2B |
| Koszt przy 20 osobach | niski, dużo chaosu | zwykle opłata za każdego pracownika | stała cena planu, do 50 kont w planie Firma |
| Zmiana sposobu pracy | przebudowa pliku | zgłoszenie do dostawcy | jedno polecenie po polsku |
Gotowy program wygrywa wtedy, gdy sprzątacie domy klientów indywidualnych na rezerwację online i potrzebujecie płatności przy zamówieniu. Przy stałych umowach z firmami i wspólnotami ważniejsze jest dopasowanie zakresu prac i zgłoszeń. Szerzej o tym wyborze piszemy w porównaniu gotowy program czy własny.
Jak uruchomić program dla firmy sprzątającej w trzech krokach
- Opisz jednym zdaniem, jakie obiekty sprzątacie i jak wygląda tydzień ekipy. Pierwszy ekran i dwie tabele zobaczysz bez zakładania konta.
- Załóż konto, dopisz zakresy prac, grafik i to, kto co widzi. W planie Firma zaimportujesz listę obiektów z Excela.
- Wybierz plan i włącz program pod swoją domeną albo pod adresem nazwa.aplikacja.ai, a pracownikom wyślij link do logowania.
Ile kosztuje program dla firmy sprzątającej
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł netto miesięcznie, z kontami dla 10 osób i dwiema rolami. Firma z kilkoma ekipami i panelem dla klientów wybiera zwykle plan Firma za 499 zł netto miesięcznie (249 zł przy płatności rocznej), z kontami dla 50 osób, dowolnymi rolami i importem z Excela. Cena nie rośnie z każdym nowym pracownikiem w ramach limitu kont. Do cen doliczamy 23% VAT, fakturę VAT dostajesz po płatności. Rachunek na trzy lata w porównaniu z innymi drogami rozpisujemy we wpisie ile kosztuje program dla firmy sprzątającej, a wszystkie plany są w cenniku.
Najczęstsze pytania
Jaki program dla firmy sprzątającej wybrać?
Wybierz program, który zna Twoje obiekty i zakresy prac, a nie tylko kalendarz. Dla firmy ze stałymi umowami z biurami i wspólnotami liczą się grafik ekip, lista zadań na wizytę i zgłoszenia od klientów. Sprawdź też, czy opłata rośnie z każdym pracownikiem i czy program działa w przeglądarce telefonu bez instalacji.
Czy pracownicy muszą instalować aplikację ze sklepu?
Nie. Program działa w przeglądarce telefonu. Pracownik otwiera link, loguje się i widzi swoje dzisiejsze wizyty z listą zadań. Wystarczy zwykły smartfon z internetem.
Czy klient może sam zgłosić reklamację albo dodatkowe sprzątanie?
Tak, w planie Firma i wyższych. Klient loguje się do panelu klienta, widzi tylko swoje obiekty i wizyty, wpisuje uwagę albo zamówienie, a biuro dostaje je z terminem i osobą odpowiedzialną.
Czy program policzy godziny pracy ekip?
Program zapisuje godzinę rozpoczęcia i zakończenia każdej wizyty, którą wpisuje brygadzista albo pracownik. Sumy godzin na osobę i obiekt liczysz po eksporcie listy wizyt do Excela. Program nie prowadzi ewidencji czasu pracy według przepisów ani list płac, te zostają w biurze rachunkowym.
Czy przeniesiemy listę obiektów i pracowników z Excela?
Tak, w planie Firma i wyższych importujesz obiekty, pracowników i zakresy prac z Excela albo CSV. Eksport danych do Excela i CSV działa w każdym planie.
Czy program przypomni o pracach okresowych, na przykład myciu okien?
Tak, w planie Biznes. Ustawiasz zadanie według harmonogramu, które wysyła mailem przypomnienie o czynnościach raz w tygodniu albo raz w miesiącu. W niższych planach częstotliwość widać przy zakresie prac obiektu.