Program dla wypożyczalni sprzętu z rezerwacjami i kartoteką egzemplarzy
Program dla wypożyczalni sprzętu od Aplikacja.ai to Twój własny program w przeglądarce do prowadzenia kartoteki egzemplarzy, kalendarza rezerwacji, wydań, zwrotów i kaucji. Opisujesz po polsku, jak u Was wygląda wypożyczenie od telefonu klienta do zwrotu na ladzie, a AI buduje ekrany, tabele i logowanie dla właściciela i obsługi. Pracownik przy ladzie widzi w telefonie albo na tablecie, co jest wolne, co wyjechało i kto ma oddać sprzęt dzisiaj.
Rezerwacje w zeszycie, sprzęt u klienta, nikt nie wie, co jest wolne
Wypożyczalnia ma kilkadziesiąt do kilkuset egzemplarzy, a rezerwacje trafiają przez telefon, wiadomości i ladę. Terminy są w zeszycie albo arkuszu, więc ta sama wiertarka zostaje obiecana dwóm klientom na sobotę. Kaucję i stan sprzętu przy wydaniu zna ten, kto stał przy ladzie. Gdy klient nie oddaje na czas, dowiadujesz się o tym, kiedy kolejny klient stoi w drzwiach. Gotowe programy dla wypożyczalni są często pisane pod samochody albo duże firmy, a małą wypożyczalnię zmuszają do cudzego sposobu pracy.
- Nie wiesz bez grzebania w notatkach, który egzemplarz jest wolny w danym terminie.
- Kaucja, stan przy wydaniu i uwagi po zwrocie nie mają jednego miejsca.
- Zwroty po terminie wychodzą na jaw dopiero przy kolejnej rezerwacji.
Opisz, jak wypożyczacie, a AI ułoży z tego program
Piszesz tak, jak tłumaczysz pracę nowemu pracownikowi, na przykład: „Wypożyczamy sprzęt budowlany i ogrodowy, około 120 egzemplarzy. Klient rezerwuje na doby, odbiera na miejscu i zostawia kaucję. Przy zwrocie sprawdzamy stan i wpisujemy uwagi. Pracownik ma widzieć wydania i zwroty na dziś, a właściciel całość.” AI układa z tego Twoje dane: sprzęt, egzemplarze, klientów, rezerwacje, wydania i zwroty. Pierwszy ekran i dwie tabele zobaczysz, zanim założysz konto.
- Kartoteka sprzętu z egzemplarzami, ceną za dobę i kaucją.
- Kalendarz rezerwacji, w którym od razu widać zajęte terminy.
- Wydania i zwroty na dziś jako osobna lista dla obsługi.
- Klienci z historią wypożyczeń i uwagami.
Co zbuduje AI dla wypożyczalni sprzętu
Pierwszy ekran to plan na dziś: wydania, zwroty, rezerwacje na najbliższe dni i sprzęt po terminie zwrotu. Kliknięcie w egzemplarz pokazuje jego historię, aktualnego najemcę i uwagi o stanie. Tabele, które AI proponuje na start, zmienisz jednym poleceniem, na przykład dopiszesz do klienta pole z numerem dowodu albo do egzemplarza pole z datą przeglądu.
Sprzęt
- nazwa
- kategoria
- cena za dobę
- kaucja
- opis
Egzemplarze
- sprzęt
- numer seryjny
- stan (wolny
- wydany
- w serwisie)
- data przeglądu
- uwagi
Klienci
- imię i nazwisko albo firma
- telefon
- uwagi
Rezerwacje
- klient
- egzemplarz
- data odbioru
- data zwrotu
- status
- kaucja
Wydania i zwroty
- rezerwacja
- data i godzina
- pracownik
- stan sprzętu
- uwagi
Serwis
- egzemplarz
- data zgłoszenia
- opis usterki
- status
Co widzi właściciel, obsługa przy ladzie i klient
Ty decydujesz, kto co widzi. Właściciel widzi wszystko, łącznie z cenami, kaucjami i historią każdego egzemplarza. Pracownik przy ladzie widzi rezerwacje, wydania i zwroty oraz kartotekę sprzętu, bez ustawień cen. Osobna rola dla serwisanta pokazuje tylko egzemplarze zgłoszone do naprawy. W planie Firma stały klient, na przykład firma budowlana, loguje się do panelu klienta i widzi swoje rezerwacje i historię wypożyczeń.
- Właściciel: wszystko, łącznie z eksportem do Excela.
- Obsługa: rezerwacje, wydania, zwroty i kartoteka sprzętu.
- Serwisant: lista egzemplarzy do naprawy.
- Stały klient: swoje rezerwacje i historia, w planie Firma.
O tym, jak działa dostęp dla Twoich klientów, piszemy szerzej na stronie panel klienta dla firmy.
Dla jakich wypożyczalni jest ten program
Program powstaje z Twojego opisu, więc pasuje do różnych odmian wynajmu. Najczęściej budują go wypożyczalnie z kilkudziesięcioma egzemplarzami i stałymi klientami.
- Wypożyczalnie sprzętu budowlanego i ogrodowego.
- Wynajem sprzętu eventowego, nagłośnienia i oświetlenia.
- Wypożyczalnie sprzętu sportowego, rowerów i sprzętu turystycznego.
- Wynajem narzędzi dla ekip remontowych i instalacyjnych.
- Wypożyczalnie sprzętu medycznego i rehabilitacyjnego.
Jeśli sprzęt macie też na sprzedaż, zobacz program magazynowo-sprzedażowy, a samą obsługę terminów opisujemy na stronie system rezerwacji online.
Czego program dla wypożyczalni sprzętu nie robi
Uczciwie o granicach, żeby nie było rozczarowania po zakupie. Program nie przyjmuje płatności online za najem i nie pobiera kaucji z karty, kwotę kaucji i jej zwrot wpisuje obsługa. Nie generuje umowy najmu do wydruku według wzoru i nie wystawia faktur, do tego zostaje Twój program do fakturowania. Nie śledzi sprzętu przez GPS ani skanerem kodów, a do wpisu o stanie sprzętu nie dołączysz zdjęć, opis wpisuje się tekstem. Program nie wysyła też przypomnień SMS klientowi, o zwrocie po terminie przypomina lista na pierwszym ekranie.
Zeszyt, gotowy program dla wypożyczalni i własna aplikacja
| Sprawa | Zeszyt i arkusz | Gotowy program dla wypożyczalni | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Kartoteka egzemplarzy | lista w pliku | według szablonu dostawcy | dokładnie Wasze pola i kategorie |
| Kalendarz rezerwacji | notatki i pamięć obsługi | zwykle tak | jeden ekran, zajęte terminy widać od razu |
| Płatności online i umowy do wydruku | brak | często tak | nie, to granica programu |
| Kaucje i stan przy zwrocie | w zeszycie | zależy od programu | wpis przy każdym wydaniu i zwrocie |
| Koszt | niski, dużo pomyłek | abonament często za stanowisko lub za liczbę egzemplarzy | stała cena planu, do 50 kont w planie Firma |
| Zmiana sposobu pracy | przebudowa pliku | zgłoszenie do dostawcy | jedno polecenie po polsku |
Gotowy program wygrywa wtedy, gdy potrzebujecie płatności online, umów generowanych z szablonu albo sklepu z rezerwacjami dla klientów. Przy porządkowaniu egzemplarzy, rezerwacji, kaucji i serwisu ważniejsze jest dopasowanie do Waszego sposobu pracy. Szerzej o tym wyborze piszemy w porównaniu gotowy program czy własny.
Jak uruchomić program dla wypożyczalni sprzętu w trzech krokach
- Opisz jednym zdaniem, co wypożyczacie i jak wygląda wydanie. Pierwszy ekran i dwie tabele zobaczysz bez zakładania konta.
- Załóż konto, dopisz kategorie sprzętu, kaucje i to, kto co widzi. W planie Firma zaimportujesz kartotekę sprzętu z Excela.
- Wybierz plan i włącz program pod swoją domeną albo pod adresem nazwa.aplikacja.ai, a obsłudze wyślij link do logowania.
Ile kosztuje program dla wypożyczalni sprzętu
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł netto miesięcznie, z kontami dla 10 osób i dwiema rolami. Wypożyczalnia z kilkoma pracownikami, serwisantem i stałymi klientami z panelem wybiera zwykle plan Firma za 499 zł netto miesięcznie (249 zł przy płatności rocznej), z kontami dla 50 osób, dowolnymi rolami i importem z Excela. Cena nie rośnie z każdym nowym egzemplarzem sprzętu ani rezerwacją.
Najczęstsze pytania
Jaki program dla wypożyczalni sprzętu wybrać?
Wybierz program, który zna Twoje egzemplarze i terminy, a nie tylko kalendarz. Dla wypożyczalni z kilkudziesięcioma sztukami sprzętu liczą się kartoteka z numerami seryjnymi, kalendarz rezerwacji i zapis kaucji. Sprawdź też, czy opłata rośnie z liczbą egzemplarzy i czy program działa w przeglądarce przy ladzie.
Czy program pokaże, który sprzęt jest wolny w danym terminie?
Program ma kalendarz rezerwacji, w którym zajęte terminy każdego egzemplarza widać od razu, a lista zwrotów po terminie wyświetla się na pierwszym ekranie. Nie blokuje sam podwójnej rezerwacji, sprawdza to obsługa na podstawie kalendarza.
Czy program wystawi umowę najmu i fakturę?
Nie. Program prowadzi rezerwacje, wydania, zwroty i kaucje, ale nie generuje umowy według wzoru ani faktur. Dane klienta i rezerwacji wyeksportujesz do Excela i CSV w każdym planie, a fakturę wystawiasz w swoim programie do fakturowania.
Czy klient może zarezerwować sprzęt sam przez internet?
Stały klient w planie Firma loguje się do panelu klienta, widzi swoje rezerwacje i historię wypożyczeń. Program nie jest publicznym sklepem z rezerwacjami i nie pobiera płatności online, rezerwację przyjmuje i potwierdza obsługa.
Czy przeniesiemy listę sprzętu z Excela?
Tak, w planie Firma i wyższych importujesz sprzęt, egzemplarze i klientów z Excela albo CSV. Eksport danych do Excela i CSV działa w każdym planie.
Czy pracownicy muszą instalować aplikację ze sklepu?
Nie. Program działa w przeglądarce telefonu, tabletu i komputera przy ladzie. Pracownik otwiera link, loguje się i widzi rezerwacje, wydania i zwroty na dziś.