Program dla wypożyczalni sprzętu kosztuje od około 100 zł netto miesięcznie za własną aplikację zbudowaną przez AI, przez kilkadziesiąt do kilkuset złotych miesięcznie za gotowy system rozliczany od stanowiska lub liczby egzemplarzy, do kilkudziesięciu tysięcy złotych jednorazowo za program pisany na zamówienie. Poniżej zestawiamy trzy drogi i liczymy je na przykładzie wypożyczalni ze 150 egzemplarzami sprzętu, żebyś przed zakupem wiedział, za co płacisz.
Za co płacisz w programie dla wypożyczalni sprzętu
Wypożyczalnia kupuje program po to, żeby wiedzieć, który egzemplarz jest wolny, kto go ma i kiedy wróci. Bez tego ta sama wiertarka dostaje dwie rezerwacje na sobotę, a kaucja i stan sprzętu istnieją tylko w pamięci tego, kto stał przy ladzie. Cena rośnie razem z tym, ile z tej pracy ma objąć system:
- liczba egzemplarzy w kartotece, bo część programów liczy opłatę od liczby pozycji,
- liczba stanowisk, czyli pracowników z kontem,
- płatności online i pobieranie kaucji z karty,
- umowy najmu generowane z szablonu i fakturowanie,
- skanowanie kodów i śledzenie sprzętu przez GPS,
- publiczny sklep, w którym klient sam rezerwuje termin,
- przeniesienie kartoteki z arkuszy.
Jeśli faktury wystawiasz już w osobnym programie, nie musisz płacić za nie drugi raz. Płacisz wtedy za kartotekę, rezerwacje, wydania, zwroty i kaucje, czyli za mniejszy zakres. Tak jest zbudowany nasz program dla wypożyczalni sprzętu, którego pierwszy ekran zobaczysz jeszcze przed założeniem konta.
Ile kosztuje gotowy program dla wypożyczalni sprzętu
Gotowe systemy dla wypożyczalni to najczęściej abonament w chmurze, część z nich zagraniczna, część pisana pod wypożyczalnie samochodów. Rozliczają się zwykle na jeden z kilku sposobów.
| Model rozliczenia | Jak wygląda koszt |
|---|---|
| Abonament za użytkownika | od kilkudziesięciu do ponad stu złotych netto miesięcznie za stanowisko |
| Pakiet zależny od liczby egzemplarzy | stała opłata do progu, potem wyższy pakiet |
| Moduł płatności online i sklepu | osobna opłata miesięczna albo prowizja od transakcji |
| Wdrożenie i import kartoteki | w cenie w prostych systemach, płatne w rozbudowanych |
Zaletą gotowego systemu jest to, że działa od pierwszego dnia i często ma płatności online oraz umowy z szablonu. Słabość w małej wypożyczalni to dopasowanie i rachunek: płacisz za moduły, których nie używasz, a nietypowa kategoria sprzętu albo własny sposób liczenia kaucji wymagają zgłoszenia do dostawcy.
Ile kosztuje program na zamówienie dla wypożyczalni
Software house wycenia program według godzin pracy analityka, projektanta i programistów. Najpierw jest analiza, potem programowanie, testy i wdrożenie, a po uruchomieniu umowa na utrzymanie serwera i poprawki.
| Zakres | Orientacyjny koszt startu |
|---|---|
| Kartoteka, rezerwacje, wydania i zwroty z logowaniem | od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych |
| Do tego płatności online i publiczny formularz rezerwacji | od kilkudziesięciu do ponad stu tysięcy złotych |
| Aplikacja mobilna w sklepie z aplikacjami | zwykle kolejne kilkadziesiąt tysięcy złotych |
| Utrzymanie i drobne zmiany | od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie |
Ta droga ma sens dla sieci wypożyczalni z własną platformą rezerwacji i integracją z księgowością. Małej wypożyczalni rzadko się zwraca, bo każda zmiana, choćby nowa kategoria sprzętu, oznacza kolejną wycenę. Szerzej porównujemy to na stronie software house czy aplikacja bez programisty.
Ile kosztuje własny program zbudowany przez AI
Trzecia droga to własny program, który AI buduje z opisu po polsku. Piszesz, co wypożyczasz, jak wygląda rezerwacja i co wpisujecie przy zwrocie, a dostajesz tabele sprzętu, egzemplarzy, klientów, rezerwacji i serwisu, ekran planu na dziś i logowanie dla zespołu. Na Aplikacja.ai ceny są stałe w ramach planu.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Rocznie, netto miesięcznie | Konta w aplikacji |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł | do 10 osób, 2 role |
| Firma | 499 zł | 249 zł | do 50 osób, dowolne role, panel klienta, import z Excela |
| Biznes | 999 zł | 499 zł | do 250 osób, przypomnienia według harmonogramu, API |
Wypożyczalni z kilkoma pracownikami wystarcza zwykle plan Start. Plan Firma wybiera wypożyczalnia, która chce zaimportować kartotekę z Excela i dać stałym klientom panel z historią wypożyczeń. Uczciwie o granicach: program nie przyjmuje płatności online, nie generuje umowy najmu ani faktur i nie śledzi sprzętu przez GPS. Pełne ceny i różnice planów znajdziesz w cenniku.
Rachunek na trzy lata dla wypożyczalni ze 150 egzemplarzami
Przykład: wypożyczalnia sprzętu budowlanego i ogrodowego ma 150 egzemplarzy. Pracuje w niej właściciel, trzech pracowników przy ladzie i serwisant, razem pięć kont. Przyjmujemy ostrożne założenia z widełek powyżej.
| Droga | Założenie | Koszt przez 3 lata netto |
|---|---|---|
| Program na zamówienie | 30 000 zł na start i 500 zł miesięcznie utrzymania | około 48 000 zł |
| Gotowy system w abonamencie | 250 zł miesięcznie za pakiet na 150 egzemplarzy | około 9 000 zł |
| Aplikacja.ai, plan Start rocznie | 99 zł miesięcznie, 1 188 zł rocznie, do 10 kont | 3 564 zł |
| Aplikacja.ai, plan Start miesięcznie | 199 zł miesięcznie | 7 164 zł |
Przy tak małym zespole gotowy system w abonamencie bywa porównywalny cenowo, a jego przewagą są płatności online i umowy z szablonu. Rachunek zmienia się, gdy dochodzą oddziały i zespół rośnie ponad dziesięć osób, bo plan Firma za 249 zł miesięcznie przy płatności rocznej obejmuje do 50 kont. Do kosztu doliczcie też czas: przy programie na zamówienie pierwsze rezerwacje w nowym systemie wpiszecie za kilka miesięcy, a własną aplikację uruchamiasz w dni.
Jak wybrać program dla wypożyczalni sprzętu przed zakupem
Zanim wykupisz abonament albo podpiszesz umowę z wykonawcą, odpowiedz na pięć pytań. Każde z nich przesuwa wybór między trzema drogami.
- 01 Czy klienci mają płacić i rezerwować sami w internecie, czy rezerwację przyjmuje obsługa przez telefon i przy ladzie? Pierwsze wymaga gotowego systemu ze sklepem.
- 02 Ile osób będzie miało konto za rok i ile egzemplarzy będzie w kartotece?
- 03 Czy potrzebujecie umów najmu i faktur z jednego systemu, czy wystawiacie je w osobnym programie?
- 04 Czy obsługa pracuje na komputerze przy ladzie i telefonie, i czy wystarczy im przeglądarka zamiast aplikacji ze sklepu?
- 05 Jak często zmieniacie sposób pracy, na przykład dochodzi nowa kategoria sprzętu albo inny wzór kaucji?
Umowy najmu da się dziś podpisywać bez wizyty klienta, a podpis elektroniczny umowy najmu i aneksów skraca ten etap, podczas gdy kartotekę i rezerwacje prowadzisz w swoim programie.
