Program dla biura rachunkowego do zadań,
terminów i klientów
Program dla biura rachunkowego od Aplikacja.ai to Twój własny program w przeglądarce do pilnowania klientów, zadań i terminów: kto z kim ma umowę, co jest do zrobienia w tym miesiącu i kto za to odpowiada. Opisujesz po polsku, jak u Was wygląda miesiąc rozliczeniowy, a AI buduje ekrany, tabele i logowanie dla właściciela i księgowych. To program do organizacji pracy biura, a nie program księgowy, więc działa obok tego, w którym prowadzicie księgi.
Terminy w głowie, klienci w arkuszu, statusy w mailach
W biurze z kilkoma księgowymi i kilkudziesięcioma klientami najwięcej czasu zjada nie samo księgowanie, tylko pilnowanie. Kto zebrał dokumenty od klienta, kto zrobił deklarację, czy klient zapłacił za obsługę. Informacje leżą w skrzynkach i w notatkach, a gdy księgowa jest na urlopie, nikt nie wie, na jakim etapie jest jej portfel. Programy księgowe prowadzą księgi, ale rzadko pokazują całe biuro na jednym ekranie, a ogólne narzędzia do zadań nie znają pojęcia klienta z jego formą opodatkowania.
- Nie widzisz, którzy klienci nie dostarczyli jeszcze dokumentów za ten miesiąc.
- Termin deklaracji pamięta jedna osoba.
- Nie wiesz, czyja jest sprawa, gdy klient dzwoni z pytaniem.
Opisz, jak pracuje biuro, a AI ułoży z tego program
Piszesz tak, jak tłumaczysz pracę nowej księgowej, na przykład: „Jesteśmy biurem rachunkowym, czterech księgowych i około osiemdziesięciu klientów. Każdy klient ma formę opodatkowania, opiekuna i stałą opłatę. Co miesiąc dla każdego klienta jest lista zadań: dokumenty, ewidencje, deklaracje. Księgowa ma widzieć swoich klientów i zadania na ten tydzień, szef wszystkich.” AI układa z tego Twoje dane: klientów, umowy, zadania z terminami i opiekunów. Pierwszy ekran i dwie tabele zobaczysz, zanim założysz konto.
- Kartoteka klientów z formą opodatkowania, opiekunem i abonamentem.
- Zadania z terminem, statusem i przypisaną osobą.
- Lista na dziś i na ten tydzień dla każdej księgowej.
- Przegląd całego biura dla właściciela, z zaległościami na górze.
Co zbuduje AI dla biura rachunkowego
Pierwszy ekran to zadania na ten tydzień ułożone według terminu, z zaległymi na górze. Kliknięcie w klienta pokazuje jego formę opodatkowania, opiekuna, umowę i historię zadań. Tabele, które AI proponuje na start, zmienisz jednym poleceniem, na przykład dopiszesz do klienta pole z częstotliwością rozliczeń VAT.
Klienci
- nazwa
- NIP
- forma opodatkowania
- rozliczenie VAT (miesięczne
- kwartalne)
- opiekun
- uwagi
Umowy
- klient
- abonament miesięczny
- zakres usług
- data zawarcia
- uwagi
Zadania
- klient
- rodzaj (dokumenty
- ewidencje
- deklaracja)
- termin
- opiekun
- status
Dokumenty od klienta
- klient
- miesiąc
- odebrane (tak
- nie)
- kto odebrał
- uwagi
Opłaty za obsługę
- klient
- miesiąc
- kwota
- zapłacone
Sprawy klientów
- klient
- temat
- kto przyjął
- status
- uwagi
Co widzi właściciel biura, księgowa i klient
Ty decydujesz, kto co widzi. Właściciel widzi wszystkich klientów, zadania i opłaty. Księgowa widzi swoich klientów i swoje zadania, bez cudzych kontaktów i bez wysokości abonamentów. Recepcja lub asystentka widzi sprawy klientów i może zapisać nową, bez dostępu do opłat. W planie Firma klient może zalogować się do panelu klienta i zobaczyć, czy jego dokumenty za miesiąc zostały odebrane i na jakim etapie jest rozliczenie.
- Właściciel biura: wszystko, łącznie z eksportem do Excela.
- Księgowa: własny portfel klientów i zadania na ten tydzień.
- Asystentka: sprawy klientów i status odebranych dokumentów.
- Klient, w planie Firma: swój status rozliczenia w panelu.
O tym, jak działa dostęp dla klientów, piszemy szerzej na stronie panel klienta dla firmy.
Dla jakich biur jest ten program
Program powstaje z Twojego opisu, więc pasuje do różnych odmian obsługi księgowej. Najczęściej budują go biura z kilkoma księgowymi i kilkudziesięcioma stałymi klientami.
- Biura rachunkowe obsługujące małe firmy i jednoosobowe działalności.
- Kancelarie podatkowe z klientami na stałych abonamentach.
- Biura kadrowo-płacowe pilnujące miesięcznych terminów.
- Samodzielni księgowi, którzy chcą wreszcie uporządkować klientów.
- Biura łączące księgowość z doradztwem dla firm.
Sprawy i rozmowy z klientami prowadzisz tak samo jak w naszym CRM dla małej firmy, a powtarzalne zadania miesięczne układasz podobnie jak w grafiku pracowników.
Czego program dla biura rachunkowego nie robi
Uczciwie o granicach, żeby nie było rozczarowania po zakupie. Program nie prowadzi księgowości, nie księguje faktur, nie liczy podatków i nie wysyła deklaracji do urzędów, od tego macie swój program księgowy. Nie odbiera plików od klientów, nie ma skanów ani załączników, odebranie dokumentów zaznaczasz w tabeli. Nie łączy się z KSeF ani z bankiem. Terminów ustawowych nie podpowiada sam, wpisujesz je do zadań, a przy dużej liczbie klientów wczytujesz listę z Excela w planie Firma. Nie wysyła też SMS do klientów.
Arkusz, program księgowy z modułem zadań i własna aplikacja
| Sprawa | Arkusz i skrzynki | Program księgowy z modułem zadań | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Prowadzenie ksiąg i deklaracji | nie | tak, to jego zadanie | nie, to granica programu |
| Klienci i opiekunowie | lista w pliku | według szablonu dostawcy | dokładnie Wasze pola i podziały |
| Zadania z terminami dla każdej księgowej | ręcznie | zwykle tak, w ramach pakietu | tak, widok na dziś i na tydzień |
| Status dla klienta | mail na prośbę | rzadko | panel klienta w planie Firma |
| Koszt | niski, dużo pomyłek | często wyższy pakiet lub opłata za stanowisko | stała cena planu, do 50 kont w planie Firma |
| Zmiana sposobu pracy | przebudowa pliku | zgłoszenie do dostawcy | jedno polecenie po polsku |
Program księgowy z modułem zadań wygrywa wtedy, gdy chcesz, żeby terminy ustawowe i klienci siedziały w tym samym systemie co księgi. Jeśli wolisz zostać przy swoim programie księgowym i dołożyć do niego porządek w pracy zespołu, ważniejsze jest dopasowanie do Waszych klientów i procesu. Szerzej o tym wyborze piszemy w porównaniu gotowy program czy własny.
Jak uruchomić program dla biura rachunkowego w trzech krokach
- Opisz jednym zdaniem, czym zajmuje się biuro i jak wygląda miesiąc rozliczeniowy klienta. Pierwszy ekran i dwie tabele zobaczysz bez zakładania konta.
- Załóż konto, dopisz rodzaje zadań i to, kto co widzi. W planie Firma zaimportujesz klientów z Excela.
- Wybierz plan i włącz program pod swoją domeną albo pod adresem nazwa.aplikacja.ai, a księgowym wyślij link do logowania.
Ile kosztuje program dla biura rachunkowego
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł netto miesięcznie, z kontami dla 10 osób i dwiema rolami. Biuro z kilkoma księgowymi, asystentką i klientami z panelem wybiera zwykle plan Firma za 499 zł netto miesięcznie (249 zł przy płatności rocznej), z kontami dla 50 osób, dowolnymi rolami i importem z Excela. Cena nie rośnie z każdym nowym klientem biura. Rachunek na trzy lata porównujemy we wpisie ile kosztuje program dla biura rachunkowego.
Najczęstsze pytania
Jaki program dla biura rachunkowego wybrać?
Zależy, czego brakuje. Jeśli potrzebujesz prowadzić księgi i wysyłać deklaracje, wybierz program księgowy. Jeśli brakuje porządku w klientach, zadaniach i terminach zespołu, liczą się kartoteka klientów, zadania z opiekunem i osobne widoki dla każdej księgowej. Sprawdź też, czy opłata rośnie z liczbą stanowisk albo klientów.
Czy program zastąpi mój program księgowy?
Nie. Program nie prowadzi ksiąg, nie liczy podatków i nie wysyła deklaracji. Służy do organizacji pracy biura: klienci, umowy, zadania z terminami, odebrane dokumenty i opłaty za obsługę. Księgi prowadzisz tam, gdzie dotąd.
Czy księgowa zobaczy klientów innych księgowych?
Tylko jeśli jej na to pozwolisz. Rolę księgowej ustawiasz tak, żeby widziała własnych klientów i zadania. Właściciel biura widzi wszystko, a dane możesz wyeksportować do Excela i CSV w każdym planie.
Czy klienci mogą wysyłać dokumenty przez program?
Nie. Program nie ma pól na pliki ani skany, odebranie dokumentów zaznaczasz w tabeli. Dokumenty zostają tam, gdzie je dziś odbieracie, a w programie widać, kto dostarczył komplet za dany miesiąc.
Czy przeniesiemy klientów z Excela?
Tak, w planie Firma i wyższych importujesz klientów, umowy i zadania z Excela albo CSV. Eksport danych do Excela i CSV działa w każdym planie.
Czy księgowe muszą instalować aplikację ze sklepu?
Nie. Program działa w przeglądarce telefonu, tabletu i komputera. Księgowa otwiera link, loguje się i widzi zadania na ten tydzień, także poza biurem.