Program dla biura rachunkowego kosztuje od około 100 zł netto miesięcznie za własną aplikację do zadań, klientów i terminów zbudowaną przez AI, przez kilkaset złotych miesięcznie za program księgowy z modułem zarządzania biurem rozliczany od stanowiska, do kilkudziesięciu tysięcy złotych jednorazowo za program pisany na zamówienie. Poniżej zestawiamy trzy drogi i liczymy je na przykładzie biura z czterema księgowymi i asystentką, żebyś przed zakupem wiedział, za co płacisz.
Za co płacisz w programie dla biura rachunkowego
Najpierw trzeba rozdzielić dwie rzeczy, które w ofertach często się mieszają. Program księgowy prowadzi księgi, liczy podatki i wysyła deklaracje. Program do organizacji biura pilnuje klientów, zadań, terminów i tego, kto za co odpowiada. Wielu właścicieli płaci za pierwszy, a brakuje im drugiego. Cena zależy od tego, ile z tego chcesz w jednym miejscu:
- liczba stanowisk, bo większość programów księgowych liczy opłatę od osoby albo od licencji,
- liczba obsługiwanych klientów lub podmiotów, często w progach,
- księgi, deklaracje i wysyłka do urzędów,
- moduł zadań, terminów i opiekunów klientów,
- portal dla klienta do wymiany dokumentów,
- przeniesienie klientów z poprzedniego systemu.
Jeśli księgi prowadzisz w programie, który już masz i jesteś z niego zadowolony, nie musisz płacić drugi raz za funkcje księgowe. Wystarczy mniejszy zakres: kartoteka klientów, zadania z terminami i widok dla każdej księgowej. Tak jest zbudowany nasz program dla biura rachunkowego, którego pierwszy ekran zobaczysz jeszcze przed założeniem konta.
Ile kosztuje program księgowy z modułem zarządzania biurem
Systemy dla biur rachunkowych to najczęściej licencja lub abonament, z cennikiem zależnym od liczby stanowisk i klientów. Dokładne kwoty zmieniają się z cennikami dostawców i pakietami, dlatego przed zakupem sprawdź je u źródła. Ogólnie rozliczają się na kilka sposobów.
| Model rozliczenia | Jak wygląda koszt |
|---|---|
| Abonament za stanowisko | od kilkudziesięciu do kilkuset złotych netto miesięcznie za osobę |
| Pakiet zależny od liczby klientów | stała opłata do progu, potem wyższy pakiet |
| Moduły dodatkowe, na przykład zadania i portal klienta | osobna opłata albo wyższy pakiet |
| Wdrożenie i import klientów | w cenie w prostych systemach, płatne w rozbudowanych |
Zaleta takiego programu jest oczywista: księgi, deklaracje i zadania siedzą w jednym systemie, a terminy ustawowe bywają podpowiadane automatycznie. Słabość w małym biurze to rachunek i sztywność. Płacisz za moduły, których nie używasz, a własny podział zadań w miesiącu albo nietypowy status klienta wymaga zgłoszenia do dostawcy.
Ile kosztuje program na zamówienie dla biura rachunkowego
Software house wycenia program według godzin pracy analityka, projektanta i programistów. Najpierw jest analiza, potem programowanie, testy i wdrożenie, a po uruchomieniu umowa na utrzymanie serwera i poprawki.
| Zakres | Orientacyjny koszt startu |
|---|---|
| Kartoteka klientów, zadania z terminami, logowanie dla zespołu | od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych |
| Do tego portal klienta ze statusem rozliczenia | od kilkudziesięciu tysięcy złotych w górę |
| Aplikacja mobilna w sklepie z aplikacjami | zwykle kolejne kilkadziesiąt tysięcy złotych |
| Utrzymanie i drobne zmiany | od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie |
Ta droga ma sens dla dużej sieci biur z własnym, nietypowym procesem. Małemu biuru rzadko się zwraca, bo każda zmiana, choćby nowy rodzaj zadania miesięcznego, oznacza kolejną wycenę. Szerzej porównujemy to na stronie software house czy aplikacja bez programisty.
Ile kosztuje własny program zbudowany przez AI
Trzecia droga to własny program, który AI buduje z opisu po polsku. Piszesz, jak wygląda miesiąc rozliczeniowy klienta, jakie zadania ma każdy klient i kto co widzi, a dostajesz tabele klientów, umów, zadań i opłat za obsługę, ekran zadań na ten tydzień i logowanie dla zespołu. Na Aplikacja.ai ceny są stałe w ramach planu.
| Plan | Cena netto miesięcznie | Rocznie, netto miesięcznie | Konta w aplikacji |
|---|---|---|---|
| Start | 199 zł | 99 zł | do 10 osób, 2 role |
| Firma | 499 zł | 249 zł | do 50 osób, dowolne role, panel klienta, import z Excela |
| Biznes | 999 zł | 499 zł | do 250 osób, przypomnienia według harmonogramu, API |
Nie ma tu opłaty za klienta biura ani za zadanie. Granice są jasne: program nie prowadzi ksiąg, nie liczy podatków i nie wysyła deklaracji, nie przyjmuje plików od klientów i nie łączy się z KSeF. Jest dodatkiem do Twojego programu księgowego, nie jego zamiennikiem.
Rachunek na trzy lata dla biura z czterema księgowymi
Przykład: biuro ma czterech księgowych, asystentkę i właściciela, razem sześć kont, oraz około osiemdziesięciu klientów. Przyjmujemy ostrożne założenia z widełek powyżej i liczymy sam moduł organizacji pracy, bez ksiąg.
| Droga | Założenie | Koszt przez 3 lata netto |
|---|---|---|
| Program na zamówienie | 30 000 zł na start i 500 zł miesięcznie utrzymania | około 48 000 zł |
| Moduł zarządzania biurem w programie księgowym | 80 zł miesięcznie za osobę, 6 kont | około 17 280 zł |
| Aplikacja.ai, plan Start rocznie | 99 zł miesięcznie, 1 188 zł rocznie, do 10 kont | 3 564 zł |
| Aplikacja.ai, plan Start miesięcznie | 199 zł miesięcznie | 7 164 zł |
Kwoty dla drogi pierwszej i drugiej to założenia do przeliczenia, nie cenniki konkretnych dostawców, więc wstaw własne z ofert, które dostajesz. Przy abonamencie za osobę rachunek rośnie z każdą nową księgową, a w branży, w której sezon rozliczeń sprowadza dodatkowe osoby, warto to policzyć. Program księgowy ma za to terminy ustawowe i księgi w jednym miejscu, a Aplikacja.ai ich nie ma. Do kosztu doliczcie też czas: przy programie na zamówienie pierwszych klientów w nowym systemie wpiszecie za kilka miesięcy, a własną aplikację uruchamiasz w dni.
Jak wybrać program dla biura rachunkowego przed zakupem
Zanim wykupisz abonament albo podpiszesz umowę z wykonawcą, odpowiedz na pięć pytań. Każde z nich przesuwa wybór między trzema drogami.
- 01 Czy chcesz wymienić program księgowy, czy tylko uporządkować pracę zespołu? Przy wymianie szukaj systemu z księgami, przy porządkowaniu wystarczy osobna aplikacja.
- 02 Ilu księgowych będzie miało konto za rok i czy każda ma widzieć tylko swoich klientów?
- 03 Czy właściciel ma widzieć na jednym ekranie, którzy klienci mają zaległe zadania w tym miesiącu?
- 04 Czy klienci mają widzieć status rozliczenia, czy wystarczy Wam kontakt mailowy?
- 05 Jak często zmieniacie sposób pracy, na przykład dochodzą kadry i płace albo nowy rodzaj usługi?
Jeśli Wasi klienci pytają też o faktury w KSeF, wygodniej oddać je osobnemu programowi do fakturowania zgodnemu z KSeF, a organizację biura zostawić w swoim programie.
