Program dla agencji reklamowej do klientów,
zleceń i terminów
Program dla agencji reklamowej od Aplikacja.ai to Twój własny program w przeglądarce do pilnowania klientów, zleceń i terminów: kto robi które zadanie, co czeka na akceptację klienta i ile godzin zeszło na projekt. Opisujesz po polsku, jak pracuje Wasza agencja, a AI buduje tabele, widok zleceń na tydzień i logowanie dla właściciela, opiekunów klientów i grafików. To program do organizacji pracy agencji, a nie narzędzie do tworzenia reklam, więc działa obok programów graficznych i systemu do faktur.
Zlecenia w mailach, terminy w głowach, godziny w arkuszu
W agencji z kilkoma osobami i kilkunastoma klientami naraz najwięcej czasu kosztuje nie sama kreacja, tylko śledzenie, na jakim etapie jest każde zlecenie. Brief przyszedł mailem, poprawki telefonem, akceptacja w wiadomości na komunikatorze. Opiekun klienta pyta grafika, czy baner jest gotowy, a grafik zakłada, że czeka na tekst. Nikt nie widzi na jednym ekranie, które zlecenia stoją u klienta od tygodnia i które projekty przekroczyły budżet godzin.
- Zlecenia czekające na akceptację klienta giną w wątkach mailowych.
- Nie wiesz, który projekt zjadł już więcej godzin, niż założono w wycenie.
- Rozliczenie miesięczne klienta składasz ręcznie z kilku arkuszy.
Opisz, jak pracuje agencja, a AI ułoży z tego program
Piszesz tak, jak tłumaczysz pracę nowej osobie, na przykład: „Jesteśmy agencją reklamową, siedem osób. Klient ma abonament miesięczny albo pracujemy na zlecenia. Zlecenie ma klienta, rodzaj (kampania, strona, materiały drukowane), opiekuna, osobę wykonującą, termin, status (brief, w pracy, u klienta, zaakceptowane, gotowe) i budżet godzin. Chcę widzieć, co stoi u klienta dłużej niż trzy dni.” AI układa z tego Twoje dane: klientów, zlecenia, zadania i godziny. Pierwszy ekran i dwie tabele zobaczysz, zanim założysz konto.
- Kartoteka klientów z abonamentem, opiekunem i osobą kontaktową.
- Zlecenia ze statusem, terminem i osobą wykonującą.
- Budżet godzin przy zleceniu i godziny zapisane przez zespół.
- Widok „co czeka na klienta” z liczbą dni oczekiwania.
Co zbuduje AI dla agencji reklamowej
Pierwszy ekran to zlecenia na ten tydzień pogrupowane według statusu, z terminem, klientem i osobą wykonującą. Kliknięcie w klienta pokazuje jego abonament, otwarte zlecenia, zapisane godziny i historię projektów. Tabele, które AI proponuje na start, zmienisz jednym poleceniem, na przykład dopiszesz do zlecenia pole z linkiem do materiałów na Waszym dysku.
Klienci
- nazwa firmy
- osoba kontaktowa
- telefon
- opiekun
- rodzaj współpracy (abonament
- zlecenia)
- uwagi
Zlecenia
- klient
- nazwa
- rodzaj
- opiekun
- wykonawca
- termin
- status
- budżet godzin
Zadania
- zlecenie
- opis
- osoba
- termin
- zrobione (tak
- nie)
Godziny
- zlecenie
- osoba
- data
- liczba godzin
- opis
Abonamenty
- klient
- zakres
- kwota miesięczna
- pakiet godzin
- okres
Zespół
- imię i nazwisko
- rola (opiekun
- grafik
- copywriter)
- telefon
Co widzi właściciel, opiekun i grafik, a w planie Firma także klient
Ty decydujesz, kto co widzi. Właściciel widzi wszystko, łącznie z kwotami abonamentów. Opiekun klienta widzi swoich klientów i ich zlecenia. Grafik albo copywriter widzi tylko swoje zadania i terminy, bez stawek. W planie Firma klient może zalogować się do panelu klienta i zobaczyć status swoich zleceń oraz to, co czeka na jego akceptację.
- Właściciel agencji: wszystko, łącznie z eksportem do Excela.
- Opiekun klienta: własni klienci, zlecenia i godziny.
- Grafik i copywriter: własne zadania, bez kwot.
- Klient, w planie Firma: statusy swoich zleceń w panelu.
O tym, jak działa dostęp dla klientów, piszemy szerzej na stronie panel klienta dla firmy.
Dla jakich agencji jest ten program
Program powstaje z Twojego opisu, więc pasuje do różnych odmian pracy agencyjnej. Najczęściej budują go agencje z kilkoma osobami i kilkunastoma stałymi klientami.
- Agencje reklamowe i marketingowe obsługujące klientów w abonamencie.
- Pracownie graficzne i studia kreatywne ze zleceniami jednorazowymi.
- Agencje obsługujące social media i kampanie płatne.
- Domy produkcyjne i drukarnie z zleceniami reklamowymi.
- Freelancerzy łączący się w mały zespół, którzy chcą zejść z arkusza.
Zlecenia i etapy ustawiasz podobnie jak w naszym programie do zleceń serwisowych, a kartotekę klientów prowadzisz jak w CRM dla małej firmy.
Czego program dla agencji reklamowej nie robi
Uczciwie o granicach, żeby nie było rozczarowania po zakupie. Program nie tworzy reklam, nie publikuje postów ani kampanii, nie łączy się z panelami reklamowymi i nie pobiera statystyk kampanii. Nie wystawia faktur, nie przyjmuje płatności, nie wysyła SMS i nie ma pól na pliki ani zdjęcia, więc materiały graficzne trzymasz tam, gdzie dotąd, a w zleceniu zapisujesz najwyżej link tekstem. Nie liczy automatycznie sum godzin ani rentowności, godziny zapisujesz w tabeli i eksportujesz do Excela. Przypomnienia według harmonogramu są w planie Biznes.
Arkusz, gotowe narzędzie do projektów i własna aplikacja
| Sprawa | Arkusz i maile | Gotowe narzędzie do zarządzania projektami | Aplikacja.ai |
|---|---|---|---|
| Zlecenie ze statusem i terminem | ręczna kolumna | tak, według szablonu narzędzia | tak, według Waszych statusów |
| Widok „co czeka na klienta” | filtr w arkuszu | zwykle po konfiguracji | tak, jako osobny widok |
| Podgląd statusu dla klienta | maile z pytaniem | zwykle płatne konto dla gościa | panel klienta w planie Firma |
| Pliki, korekty graficzne, wersje | osobny dysk | tak, to mocna strona | nie, to granica programu |
| Koszt | niski, dużo pomyłek | zwykle abonament za osobę | stała cena planu, do 50 kont w planie Firma |
| Zmiana sposobu pracy | nowa kolumna | ustawienia i szkolenie | jedno polecenie po polsku |
Gotowe narzędzie do projektów wygrywa wtedy, gdy zespół musi wymieniać pliki i komentować grafiki wprost na zadaniu. Jeśli problemem jest porządek w klientach, zleceniach i terminach, a pliki masz na dysku, ważniejsze jest dopasowanie do Waszej agencji. Szerzej o tym wyborze piszemy w porównaniu gotowy program czy własny.
Jak uruchomić program dla agencji reklamowej w trzech krokach
- Opisz jednym zdaniem, ilu was jest i jak wygląda zlecenie od briefu do akceptacji. Pierwszy ekran i dwie tabele zobaczysz bez zakładania konta.
- Załóż konto, dopisz statusy zleceń i to, kto co widzi. W planie Firma zaimportujesz klientów z Excela.
- Wybierz plan i włącz program pod swoją domeną albo pod adresem nazwa.aplikacja.ai, a zespołowi wyślij link do logowania.
Ile kosztuje program dla agencji reklamowej
Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 99 zł netto miesięcznie, z kontami dla 10 osób i dwiema rolami. Agencja z opiekunami, grafikami i klientami z panelem wybiera zwykle plan Firma za 499 zł netto miesięcznie (249 zł przy płatności rocznej), z kontami dla 50 osób, dowolnymi rolami i importem z Excela. Cena nie rośnie z każdym nowym klientem ani zleceniem. Rachunek na trzy lata porównujemy we wpisie ile kosztuje program dla agencji reklamowej.
Najczęstsze pytania
Jaki program dla agencji reklamowej wybrać?
Zależy, czego brakuje. Jeśli zespół musi wymieniać pliki i komentować grafiki na zadaniu, wybierz gotowe narzędzie do projektów. Jeśli brakuje porządku w klientach, zleceniach i terminach, liczą się statusy dopasowane do Waszej pracy i widok oczekujących na klienta. Sprawdź też, czy opłata rośnie z liczbą osób w zespole.
Czy program pokaże, które zlecenia czekają na akceptację klienta?
Tak. Opisujesz status „u klienta” jako część procesu, a AI ustawia widok zleceń w tym statusie z liczbą dni oczekiwania. Dzięki temu opiekun wie, do kogo zadzwonić przed końcem tygodnia, bez przeglądania wątków mailowych.
Czy klient zobaczy status swojego zlecenia?
Tak, w planie Firma i wyższych. Klient loguje się do panelu klienta w przeglądarce i widzi statusy swoich zleceń oraz te, które czekają na jego akceptację. Nie musi niczego instalować.
Czy program przechowuje pliki graficzne i korekty?
Nie. Program nie ma pól na pliki ani zdjęcia. Materiały zostają na Waszym dysku, a w zleceniu zapisujesz najwyżej link jako tekst. Program porządkuje klientów, zlecenia, terminy i godziny.
Czy przeniesiemy klientów i zlecenia z Excela?
Tak, w planie Firma i wyższych importujesz klientów i zlecenia z Excela albo CSV. Eksport danych do Excela i CSV działa w każdym planie.
Czy program łączy się z panelami reklamowymi?
Nie. Program nie pobiera statystyk kampanii ani nie publikuje reklam. Służy do organizacji pracy agencji. Plan Biznes udostępnia API, jeśli Wasz programista chce połączyć dane z innym systemem.